چگونه می توان ساختار سازمانی را به صورت دسته ای ایجاد کرد؟

در سامانه سیمرغ می‌توانید ساختار سازمانی را در هریک از معاونت‌ها، واحدها، مشاغل، سمت‌ها و کاربران را به صورت یکجا و دسته‌ای از طریق فایل اکسل ایجاد کنید.
برای ایجاد رکوردهای جدید در هر یک از معاونت‌ها، واحدها، مشاغل، سمت‌ها و کاربران کافی است از گزینه "ورودی از اکسل" استفاده کنید.

مقدمه

در شرکت‌های بزرگ و هلدینگ‌ها، ایجاد ساختار سازمانی به صورت دستی ممکن است زمان‌بر و خطاپذیر باشد. سامانه سیمرغ این امکان را فراهم کرده که بتوان تمام لایه‌های ساختار سازمانی را با فایل اکسل، به صورت کاملاً دسته‌ای ایجاد کرد. این روش بسیار کاربردی است که کارشنان نرم ­افزار به خصوص در زمان پیاده‌سازی اولیه و استقرار، تغییرات سازمانی گسترده، ادغام شرکت‌ها یا به‌روزرسانی سالیانه ساختار سازمانی به کار می­برند.

پیش‌نیازها

1. دسترسی سطح کاربر ارشد سامانه (Admin)
2. نصب بودن Microsoft Excel
3. داشتن کدهای منحصر به فرد برای هر رکورد (کد معاونت، کد واحد، کد شغل، کد سمت و کد پرسنلی)

توجه: چون هر لایه به لایه بالاتر وابسته است، اگر ترتیب را رعایت نکنید با خطا مواجه می‌شوید بنابراین برای اینکه ساختار درست و بدون خطا ایجاد شود، حتماً به ترتیب زیر توجه کنید:

ترتیب بارگذاری فایل‌ها:

1. معاونت‌ها
2. واحدها
3. مشاغل
4. سمت‌ها 
5. کاربران

نکات بسیار مهم و خطاهای رایج

• برای ایجاد هر بخش، بخشهای قبلی ساختار حتما باید در سامانه تعریف شده باشد. 
• هیچ سلولی از ستون‌های کد در اکسل خالی نباشد.
• برای ورود اطلاعات حتما از فایل نمونه موجود در سامانه استفاده کنید و برای ورود اطلاعات به آن از paste as value استفاده نمایید.
• کدهای تکراری در یک فایل باعث خطای «رکورد تکراری» می‌شود.
• برای ویرایش، حتماً کد قبلی همان رکورد را دقیقاً همان‌طور که در سامانه هست وارد کنید. برای این منظور میتوانید از منوی "خروجی اکسل" استفاده نمایید.
• پس از هر بارگذاری موفق، پیام «X رکورد با موفقیت ثبت/به‌روزرسانی شد» نمایش داده می‌شود.
• در صورت بروز خطا، خطاها نمایش داده می‌شود و دقیقاً مشخص می‌کند کدام ردیف و کدام ستون مشکل دارد.

مراحل گام به گام ایجاد ساختار سازمانی در نرم افزار سیمرغ

سامانه سیمرغ، سمت ­محور است و برای ایجاد ساختار سلسله مراتبی لازم است ابتدا معاونت و واحد را تعریف کرد و زیرمجموعه هر واحد شغل­ها را تعریف کرد و سمت­ها را به شغل متصل کرد.

1. وارد پنل ادمین شوید.
2. از منوی سمت راست، وارد اطلاعات پایه شوید.
3. معاونتهای مد نظر را از طریق "ورودی از اکسل" ایجاد کنید.
4. واحدهای مد نظر را از طریق "ورودی از اکسل" در معاونت ایجاد شده، اضافه کنید.
5. مشاغل مد نظر را از طریق "ورودی از اکسل" در واحد ایجاد شده، اضافه کنید.
6. سمت­های مد نظر را از طریق "ورودی از اکسل" ایجاد کرده و با افزودن کد شغل، به شغل مرتبط متصل کنید.
7. کاربران مد نظر را از طریق "ورودی از اکسل" ایجاد کرده و و با افزودن کد سمت، سمت هر کاربر را مشخص کنید.