ایجاد دسته ای کاربری جدید از اکسل
زمان مورد نیاز برای مطالعه: 10 دقیقه
تاریخ ایجاد: ۲۲ آبان ۱۴۰۴
تاریخ بهروزرسانی: 28 اردیبهشت 1405
مقدمه
این راهنما به شما به عنوان ادمین سامانه، نحوه افزودن چندین کاربر به صورت همزمان به سامانه سیمرغ را با استفاده از قابلیت ورود اطلاعات از اکسل آموزش میدهد. این روش برای راهاندازی اولیه سامانه یا زمانی که نیاز به تعریف تعداد زیادی کاربر جدید دارید، بسیار کارآمد است و از ورود دستی و تکی اطلاعات جلوگیری میکند.
پیشنیازها
1. دسترسی به سامانه سیمرغ با حساب کاربری فعال و دارای مجوزهای لازم برای مدیریت کاربران.
2. اطلاعات مربوط به کاربران جدید شامل نام، نام خانوادگی، نام کاربری، رمز عبور و کد سمت آماده باشد.
3. تمام کدهای ارجاعی مانند "کد سمت" باید از قبل در بخش "مدیریت سمت ها" در سامانه تعریف شده باشند.
4. نرمافزار Microsoft Excel بر روی سیستم شما نصب باشد.
مسیر دسترسی
اطلاعات پایه > مدیریت کاربران
مخاطب این راهنما
ادمینهای سامانه و کارشناسان منابع انسانی که مسئولیت ایجاد و مدیریت حسابهای کاربری پرسنل را بر عهده دارند.
مراحل انجام کار
1) ورود به بخش مدیریت کاربران
از منوی ناوبری عمودی در سمت راست صفحه، روی گزینه اطلاعات پایه کلیک کرده و سپس از زیرمنوی باز شده، گزینه مدیریت کاربران را انتخاب نمایید.
2) دریافت فایل الگوی اکسل
در بالای صفحه مدیریت کاربران، یک نوار ابزار با دکمههای آبی رنگ وجود دارد. روی دکمهای با عنوان ورودی از اکسل کلیک کنید. پنجرهای با همین عنوان باز میشود. در این پنجره، روی دکمه بروزرسانی کلیک کنید تا فایل الگوی استاندارد با نام User.xlsx دانلود شود.
✓ نکته: همیشه از آخرین نسخه فایل الگویی که از خود سامانه دریافت میکنید استفاده نمایید. استفاده از فایلهای دیگر یا تغییر ساختار این فایل منجر به خطا در فرایند ورود اطلاعات خواهد شد.
3) تکمیل اطلاعات در فایل اکسل
فایل اکسل دانلود شده (User.xlsx) را باز کنید. ردیف اول شامل عناوین ستونها به زبان فارسی است. اطلاعات کاربران جدید خود را از ردیف دوم به بعد، زیر هر ستون مربوطه وارد کنید. ستونهای کلیدی عبارتند از:
نام و نام خانوادگی: نام و نام خانوادگی کامل کاربر را وارد کنید.
نام کاربری: یک نام کاربری منحصر به فرد برای ورود به سیستم تعریف کنید.
جنسیت: از کد عددی استفاده کنید (1 برای مرد، 0 برای زن).
رمز عبور: یک کلمه عبور اولیه برای کاربر وارد کنید.
کد سمت: کد عددی سمتی که از قبل در سامانه تعریف کردهاید را وارد کنید.
وضعیت: برای فعال بودن کاربر عدد 1 و برای غیرفعال بودن عدد 0 را وارد کنید.
⚠️ هشدار: هنگام کپی کردن اطلاعات از منابع دیگر به این فایل، حتماً از گزینه "Paste as Values" در اکسل استفاده کنید تا از ورود فرمتها و استایلهای ناخواسته که ممکن است باعث بروز خطا شوند، جلوگیری شود.
4) بارگذاری فایل تکمیل شده
پس از تکمیل و ذخیره فایل اکسل، به سامانه بازگردید. مجدداً روی دکمه ورودی از اکسل کلیک کنید. این بار در پنجره باز شده، روی دکمه آبی رنگ انتخاب فایل کلیک کرده و فایل اکسلی که آماده کردهاید را از روی سیستم خود انتخاب و بارگذاری نمایید.
5) اعتبارسنجی و پیشنمایش اطلاعات
پس از بارگذاری، سامانه محتوای فایل شما را در یک جدول پیشنمایش نمایش میدهد و تعداد رکوردهای شناسایی شده را اعلام میکند. در این مرحله، اطلاعات را به دقت بررسی کنید تا از صحت آنها مطمئن شوید.
6) ثبت نهایی اطلاعات
در صورتی که اطلاعات در جدول پیشنمایش صحیح بود، روی دکمه آبی رنگ ثبت در پایین پنجره کلیک کنید. سامانه شروع به پردازش فایل میکند و پس از چند لحظه، پیامهای سبز رنگی مبنی بر تعداد ثبت موفق و ناموفق در پایین صفحه نمایش داده میشود. کاربران جدید اکنون در لیست اصلی قابل مشاهده هستند.
⚠️ نکته بسیار مهم: هرچند امکان حذف این موجودیت در سامانه وجود دارد، به شدت توصیه میشود از حذف کامل آن خودداری کنید. حذف رکوردهای اصلی (مانند معاونت، واحد، شغل، سمت، کاربر، دوره ارزیابی و ...) میتواند باعث اختلال در ساختار سازمانی دورههای ارزیابی گذشته، گزارشها، تاریخچه احکام، گریدینگ و سایر ماژولهای مرتبط شود.
توصیه: به جای حذف، از گزینه غیرفعال کردن استفاده کنید. این روش اطلاعات را حفظ کرده و از بروز مشکلات در گزارشدهی و تاریخچه جلوگیری میکند.
واژگان کلیدی: ورود دسته ای اطلاعات، کاربر
برای دانلود فیلم آموزشی ایجاد دسته ای کاربر، کلیک کنید.