چگونه می توان ساختار سازمانی را به صورت دسته ای ویرایش کرد؟
در سامانه سیمرغ میتوانید ساختار سازمانی را در هریک از معاونتها، واحدها، مشاغل، سمتها را به صورت دستهای از طریق فایل اکسل ویرایش کنید.
برای به روز رسانی ساختار سازمانی با استفاده از فایل اکسل و فعالسازی گزینه «بروزرسانی رکوردهای موجود»، هر یک از معاونتها، واحدها، مشاغل، سمتها و کاربران را ویرایش کنید.
مقدمه
در شرکتهای بزرگ و هلدینگها، بهروزرسانی ساختار سازمانی به صورت دستی ممکن است زمانبر و خطاپذیر باشد. سامانه سیمرغ این امکان را فراهم کرده که بتوان تمام لایههای ساختار سازمانی را با فایل اکسل، به صورت کاملاً دستهای ویرایش کرد. این روش بسیار کاربردی است که کارشنان نرم افزار به خصوص در زمان پیادهسازی اولیه و استقرار، تغییرات سازمانی گسترده، ادغام شرکتها یا بهروزرسانی سالیانه ساختار سازمانی به کار می برند.
پیشنیازها
- دسترسی سطح کاربر ارشد سامانه (Admin)
- نصب بودن Microsoft Excel
- داشتن کدهای منحصر به فرد برای هر رکورد (کد معاونت، کد واحد، کد شغل، کد سمت)
توجه: چون هر لایه به لایه بالاتر وابسته است، اگر ترتیب را رعایت نکنید با خطا مواجه میشوید بنابراین برای اینکه ساختار درست و بدون خطا ویرایش شود، حتماً به ترتیب زیر توجه کنید:
ترتیب ویرایش ساختار:
- معاونتها
- واحدها
- مشاغل
- سمتها
- کاربران
⚠️نکات بسیار مهم و خطاهای رایج
- برای ویرایش اطلاعات ساختار سازمانی، کدهای (معاونت، واحد، شغل، سمت و کاربر) حتماً باید قبلاً در سامانه وجود داشته باشد.
- برای ویرایش هر بخش، بخشهای قبلی ساختار حتما باید در سامانه به درستی تعریف شده باشد.
- هیچ ردیفی از ستون کد در اکسل خالی نباشد.
- برای ورود اطلاعات حتما از فایل نمونه موجود در سامانه استفاده کنید و برای ورود اطلاعات به آن از paste as value استفاده نمایید.
- کدهای تکراری در یک فایل باعث خطای «رکورد تکراری» میشود.
- برای ویرایش، حتماً کد قبلی همان رکورد را دقیقاً همانطور که در سامانه هست وارد کنید. برای این منظور می توانید از منوی "خروجی اکسل" استفاده نمایید.
- پس از هر بارگذاری موفق، پیام «تعداد X رکورد با موفقیت ثبت/بهروزرسانی شد» نمایش داده میشود.
- در صورت بروز خطا، خطاها نمایش داده میشود و دقیقاً مشخص میکند کدام ردیف و کدام ستون مشکل دارد.
مراحل گام به گام ویرایش ساختار سازمانی در نرم افزار سیمرغ
سامانه سیمرغ، سمت محور است و برای ویرایش ساختار سلسله مراتبی لازم است در صورت نیاز، ابتدا معاونت و واحد را ویرایش کرد و سپس زیر مجموعه هر واحد، شغل ها و سمت ها و در نهایت کاربران را به ترتیب ویرایش نمود.
- وارد پنل ادمین شوید.
- از منوی سمت راست، وارد اطلاعات پایه شوید.
- در صورتی که هر یک از موجودیت های معاونت، واحد، شغل و سمت نیاز به ویرایش دارد، وارد آن بخش شوید. (رعایت ترتیب مهم است.)
- معاونت های ثبت شده در سامانه را از طریق "خروجی اکسل" دریافت کنید.
- فایل ورودی از اکسل را از سامانه دریافت کنید.
- تغییرات مورد نظر در معاونت ها را در فایل اکسل اعمال کنید.
- فایل اکسل را از طریق "ورودی اکسل" در سامانه بارگذاری کنید.توجه کنید که تیک گزینه "بروزرسانی رکوردهای موجود" فعال باشد.
- واحدهای ثبت شده در سامانه را از طریق "خروجی اکسل" دریافت کنید.
- فایل ورودی از اکسل را از سامانه دریافت کنید.
- تغییرات مورد نظر در واحدها را در فایل اکسل اعمال کنید.
- فایل اکسل را از طریق "ورودی اکسل" در سامانه بارگذاری کنید.توجه کنید که تیک گزینه "بروزرسانی رکوردهای موجود" فعال باشد.
- شغل های ثبت شده در سامانه را از طریق "خروجی اکسل" دریافت کنید.
- فایل ورودی از اکسل را از سامانه دریافت کنید.
- تغییرات مورد نظر در شغل ها را در فایل اکسل اعمال کنید.
- فایل اکسل را از طریق "ورودی اکسل" در سامانه بارگذاری کنید.توجه کنید که تیک گزینه "بروزرسانی رکوردهای موجود" فعال باشد.
- سمت های ثبت شده در سامانه را از طریق "خروجی اکسل" دریافت کنید.
- فایل ورودی از اکسل را از سامانه دریافت کنید.
- تغییرات مورد نظر در سمت ها را در فایل اکسل اعمال کنید.
- فایل اکسل را از طریق "ورودی اکسل" در سامانه بارگذاری کنید. توجه کنید که تیک گزینه "بروزرسانی رکوردهای موجود" فعال باشد.
برای ویرایش کاربران، مراحل زیر را دنبال کنید:
- کاربران ثبت شده در سامانه را از طریق "خروجی اکسل برای ورود اطلاعات" دریافت کنید.
- تغییرات مورد نظر در کاربران را در فایل اکسل اعمال کنید.
- فایل اکسل را از طریق "ورودی اکسل" در سامانه بارگذاری کنید.توجه کنید که تیک گزینه "بروزرسانی رکوردهای موجود" فعال باشد.