ایجاد و مدیریت واحدها
📂

ایجاد و مدیریت واحدها



مقدمه

این راهنما به شما به عنوان ادمین سامانه، نحوه تعریف یک واحد سازمانی جدید را به صورت گام به گام آموزش می‌دهد. واحدهای سازمانی، بلوک‌های اصلی تشکیل‌دهنده چارت شرکت شما هستند که می‌توانند به صورت سلسله مراتبی (والد و فرزندی) تعریف شوند. ایجاد صحیح این واحدها برای تخصیص سمت‌ها، پرسنل و اجرای فرایندهای منابع انسانی ضروری است.

پیش‌نیازها

• دسترسی به سامانه با حساب کاربری دارای مجوزهای لازم برای مدیریت اطلاعات پایه.
• آشنایی کامل با ساختار و چارت سازمانی شرکت جهت تعیین صحیح واحد مادر و معاونت مربوطه.
• معاونت‌ها و واحدهای مادر (بالادستی) باید پیش از ایجاد واحد زیرمجموعه، در سامانه تعریف شده باشند.

مسیر دسترسی

اطلاعات پایه > مدیریت واحد ها

مخاطب این راهنما

ادمین‌های سامانه که مسئول تعریف و نگهداری ساختار و چارت سازمانی در نرم‌افزار هستند.

مراحل انجام کار

۱. ورود به بخش مدیریت واحدها

از منوی ناوبری عمودی که در سمت راست صفحه قرار دارد، روی گزینه اطلاعات پایه کلیک کنید. از زیرمنوی باز شده، گزینه مدیریت واحد ها را انتخاب نمایید.

۲. شروع فرایند ایجاد واحد جدید

در صفحه مدیریت واحدها، لیستی از واحدهای تعریف شده قبلی نمایش داده می‌شود. برای افزودن یک واحد جدید، بر روی دکمه آبی رنگی که در بالای جدول و سمت چپ قرار دارد و با عنوان "جدید" مشخص شده است، کلیک کنید. با این کار، پنجره‌ای با عنوان ثبت / ویرایش واحدهای سازمانی باز می‌شود.

۳. تکمیل فرم اطلاعات واحد سازمانی

در پنجره باز شده، فیلدهای مربوط به واحد جدید را با دقت تکمیل نمایید:
• کد: یک کد شناسایی منحصر به فرد برای این واحد وارد کنید. این کد نباید تکراری باشد.
• عنوان: نام کامل و رسمی واحد را در این فیلد بنویسید، برای مثال: واحد حسابداری مالی.
• معاونت: از لیست کشویی، معاونتی که این واحد زیرمجموعه آن است را انتخاب کنید.
• واحد مادر: اگر این واحد زیرمجموعه یک واحد دیگر است، آن را از این لیست انتخاب کنید. در غیر این صورت، این فیلد را خالی بگذارید.
• مدیر واحد: می‌توانید مدیر مستقیم این واحد را از لیست پرسنل انتخاب کنید (اختیاری).
⚠️ هشدار: همانطور که در ویدیوی آموزشی نشان داده شد، فیلدهای کد و عنوان اجباری هستند. در صورت خالی گذاشتن آنها، سامانه با پیام خطای قرمز رنگ مانع از ثبت اطلاعات خواهد شد.

۴. ذخیره‌سازی نهایی

پس از وارد کردن تمام اطلاعات لازم و اطمینان از صحت آنها، چک‌باکس فعال/غیرفعال را در حالت فعال قرار داده و بر روی دکمه ثبت در پایین پنجره کلیک کنید. در صورت موفقیت، واحد جدید به لیست اصلی در صفحه اضافه خواهد شد.
📌نکته: ترتیب ایجاد واحدها مهم است. شما نمی‌توانید یک واحد را به عنوان "واحد مادر" انتخاب کنید، مگر اینکه آن واحد قبلاً در سامانه ایجاد و فعال شده باشد.

⚠️ نکته بسیار مهم: هرچند امکان حذف این موجودیت در سامانه وجود دارد، به شدت توصیه می‌شود از حذف کامل آن خودداری کنید. حذف رکوردهای اصلی (مانند معاونت، واحد، شغل، سمت، کاربر، دوره ارزیابی و ...) می‌تواند باعث اختلال در ساختار سازمانی دوره‌های ارزیابی گذشته، گزارش‌ها، تاریخچه احکام، گریدینگ و سایر ماژول‌های مرتبط شود.

توصیه: به جای حذف، از گزینه غیرفعال کردن استفاده کنید. این روش اطلاعات را حفظ کرده و از بروز مشکلات در گزارش‌دهی و تاریخچه جلوگیری می‌کند.


واژگان کلیدی:  واحد

برای دانلود فیلم آموزشی ایجاد و مدیریت واحدها، کلیک کنید.

چک لیست راهنمای ایجاد واحد سازمانی جدید
🔧نکات عیب یابی ایجاد واحد سازمانی