ایجاد و مدیریت کاربر و تخصیص سمت
زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۹ دقیقه
تاریخ ایجاد: ۲۲ آبان ۱۴۰۴
تاریخ بهروزرسانی: 28 اردیبهشت 1405
مقدمه
این راهنما به شما به عنوان ادمین سامانه، نحوه ایجاد یک حساب کاربری جدید برای پرسنل و تخصیص یک سمت سازمانی به ایشان را به صورت گام به گام آموزش میدهد. تعریف صحیح کاربر و انتساب سمت مناسب، اولین و مهمترین قدم برای ورود یک کارمند به اکوسیستم دیجیتال سازمان و استفاده از ماژولهای مختلف مانند مدیریت عملکرد است.
پیشنیازها
دسترسی به سامانه با حساب کاربری دارای مجوزهای لازم برای مدیریت کاربران.
تمام سمتهای سازمانی مورد نیاز باید از قبل در بخش "اطلاعات پایه > مدیریت سمت ها" تعریف شده باشند.
مسیر دسترسی
اطلاعات پایه > مدیریت کاربران
مخاطب این راهنما
ادمینهای سامانه و کارشناسان منابع انسانی که مسئولیت تعریف حسابهای کاربری و مدیریت ساختار پرسنلی در سامانه را بر عهده دارند.
مراحل انجام کار
1) ورود به بخش مدیریت کاربران
از منوی ناوبری عمودی در سمت راست صفحه، روی گزینه اطلاعات پایه کلیک کرده و سپس از زیرمنوی باز شده، گزینه مدیریت کاربران را انتخاب نمایید.
2) شروع فرایند ایجاد کاربر جدید
در صفحه مدیریت کاربران، لیستی از کاربران موجود نمایش داده میشود. برای افزودن یک کاربر جدید، روی دکمه آبی رنگی که در نوار ابزار بالای جدول در سمت چپ قرار دارد و با عنوان "جدید" مشخص شده است، کلیک کنید. با این کار، فرمی با عنوان ثبت / ویرایش کاربران سیستم باز میشود.
3) تکمیل اطلاعات شخصی و کاربری
در فرم باز شده، اطلاعات را در بخشهای مربوطه با دقت تکمیل کنید:
بخش اطلاعات شخصی: فیلدهای ستارهدار مانند نام*، نام خانوادگی* و کد پرسنلی* را حتماً پر کنید. سایر اطلاعات مانند شماره موبایل و ایمیل را نیز وارد نمایید.
بخش کلمه عبور: یک رمز عبور اولیه برای کاربر در فیلد رمز عبور* وارد کرده و آن را در فیلد تکرار رمز عبور* عیناً تکرار کنید.
📌نکته امنیتی: توصیه میشود که تیک گزینه تغییر کلمه عبور در ورود بعدی را فعال نگه دارید تا کاربر در اولین ورود به سامانه، ملزم به تغییر رمز عبور اولیه شود.
4) تخصیص سمت به کاربر
در پایین فرم، بخش "سمت" قرار دارد که تاریخچه سمتهای کاربر را نمایش میدهد. برای تخصیص یک سمت جدید، روی دکمه آبی رنگ سمت جدید کلیک کنید.
5) انتخاب سمت از لیست
پنجرهای با عنوان انتخاب سمت باز میشود. این پنجره شامل دو تب است:
سمت های باز: لیستی از تمام جایگاههای سازمانی که در حال حاضر توسط هیچ فردی اشغال نشدهاند.
سمت های منتسب شده: لیستی از سمتهایی که در حال حاضر به کاربران دیگری تخصیص داده شدهاند.
از تب مورد نظر، ردیف مربوط به سمت دلخواه را انتخاب کنید.
6) نهایی کردن انتخاب سمت
پس از انتخاب سمت مورد نظر، روی دکمه آبی رنگ انتخاب در پایین پنجره کلیک کنید. با این کار به فرم اصلی بازگشته و مشاهده میکنید که سمت انتخاب شده به جدول سمتهای کاربر اضافه شده است.
⚠️ هشدار: اگر از تب "سمت های منتسب شده" یک سمت را انتخاب کنید، آن سمت به طور خودکار از کاربر قبلی گرفته شده و به این کاربر جدید تخصیص داده میشود. این کار باید با آگاهی کامل انجام شود.
7) ذخیرهسازی نهایی کاربر
پس از تکمیل تمام اطلاعات ضروری و تخصیص حداقل یک سمت، به پایین فرم اصلی رفته و روی دکمه ثبت کلیک کنید. کاربر جدید شما با موفقیت در سامانه ایجاد میشود.
⚠️ نکته بسیار مهم: هرچند امکان حذف این موجودیت در سامانه وجود دارد، به شدت توصیه میشود از حذف کامل آن خودداری کنید. حذف رکوردهای اصلی (مانند معاونت، واحد، شغل، سمت، کاربر، دوره ارزیابی و ...) میتواند باعث اختلال در ساختار سازمانی دورههای ارزیابی گذشته، گزارشها، تاریخچه احکام، گریدینگ و سایر ماژولهای مرتبط شود.
توصیه: به جای حذف، از گزینه غیرفعال کردن استفاده کنید. این روش اطلاعات را حفظ کرده و از بروز مشکلات در گزارشدهی و تاریخچه جلوگیری میکند.
واژگان کلیدی: کاربر، سمت، تخصیص
برای دانلود فیلم آموزشی ایجاد و مدیریت کاربر و تخصیص سمت، کلیک کنید.