ورود دستهای شغل از طریق اکسل
زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۹ دقیقه
تاریخ بهروزرسانی: 28 اردیبهشت 1405
مقدمه
این راهنما به شما به عنوان ادمین سامانه، نحوه افزودن چندین شغل به صورت همزمان به سامانه سیمرغ را با استفاده از قابلیت ورود اطلاعات از اکسل آموزش میدهد. این روش برای راهاندازی اولیه سامانه یا زمانی که نیاز به تعریف تعداد زیادی شغل جدید دارید، بسیار کارآمد است و از ورود دستی و تکی اطلاعات جلوگیری میکند.
پیشنیازها
- دسترسی به سامانه سیمرغ با حساب کاربری فعال و دارای مجوزهای لازم برای مدیریت اطلاعات پایه.
- اطلاعات مربوط به مشاغل جدید شامل عنوان، کد، گروه شغلی و تعداد سمت مصوب آماده باشد.
- تمام کدهای ارجاعی مانند کد گروه شغلی یا کد رده باید از قبل در سامانه تعریف شده باشند.
مسیر دسترسی
اطلاعات پایه > مدیریت مشاغل
مخاطب این راهنما
ادمینهای سامانه که مسئولیت تعریف و بهروزرسانی ساختار مشاغل سازمانی را بر عهده دارند.
مراحل انجام کار
1) ورود به بخش مدیریت مشاغل
از منوی ناوبری عمودی در سمت راست صفحه، روی گزینه اطلاعات پایه کلیک کنید. سپس از زیرمنوی باز شده، گزینه مدیریت مشاغل را انتخاب نمایید.
2) دریافت فایل الگوی اکسل
در بالای صفحه مدیریت مشاغل، یک دکمه آبی رنگ با عنوان ورودی اکسل وجود دارد. روی آن کلیک کنید. پنجرهای با همین عنوان باز میشود. در این پنجره، روی دکمه انتخاب فایل کلیک کنید تا فایل الگوی استاندارد با نام Job.xlsx دانلود شود.
📌 نکته: همیشه از فایل الگویی که از خود سامانه دریافت میکنید استفاده نمایید. استفاده از فایلهای دیگر ممکن است منجر به خطا در فرایند ورود اطلاعات شود.
3) تکمیل اطلاعات در فایل اکسل
فایل اکسل دانلود شده را باز کنید. ردیف اول شامل عناوین ستونها است. اطلاعات مشاغل جدید خود را از ردیف دوم به بعد وارد کنید. ستونهای کلیدی عبارتند از:
عنوان شغل: نام کامل و دقیق شغل را وارد کنید.
کد شغل: یک کد منحصر به فرد برای هر شغل تعریف کنید.
تعداد سمت مصوب: حداکثر تعداد سمتهایی که میتوان بر اساس این شغل ایجاد کرد را به صورت عددی وارد کنید.
⚠️ هشدار: هنگام کپی کردن اطلاعات از منابع دیگر به این فایل، حتما از گزینه Paste as values استفاده کنید تا از ورود فرمتها و استایلهای ناخواسته که ممکن است باعث خطا شوند، جلوگیری شود.
4) بارگذاری فایل تکمیل شده
پس از تکمیل و ذخیره فایل اکسل، به سامانه بازگردید. مجددا روی دکمه ورودی اکسل کلیک کنید. این بار در پنجره باز شده، روی دکمه آبی رنگ انتخاب فایل کلیک کرده و فایل اکسلی که آماده کردهاید را از روی سیستم خود انتخاب و بارگذاری نمایید.
5) اعتبارسنجی و پیشنمایش اطلاعات
پس از بارگذاری، سامانه محتوای فایل شما را در یک جدول پیشنمایش نمایش میدهد و تعداد رکوردهای شناسایی شده را اعلام میکند. در این مرحله، اطلاعات را به دقت بررسی کنید تا از صحت آنها مطمئن شوید.
6) ثبت نهایی اطلاعات
در صورتی که اطلاعات در جدول پیشنمایش صحیح بود، روی دکمه آبی رنگ ثبت در پایین پنجره کلیک کنید. سامانه شروع به پردازش فایل میکند و پس از چند لحظه، پیامهای سبز رنگی مبنی بر تعداد ثبت موفق و ناموفق در پایین صفحه نمایش داده میشود. مشاغل جدید اکنون در لیست اصلی قابل مشاهده هستند.
⚠️ نکته بسیار مهم: هرچند امکان حذف این موجودیت در سامانه وجود دارد، به شدت توصیه میشود از حذف کامل آن خودداری کنید. حذف رکوردهای اصلی (مانند معاونت، واحد، شغل، سمت، کاربر، دوره ارزیابی و ...) میتواند باعث اختلال در ساختار سازمانی دورههای ارزیابی گذشته، گزارشها، تاریخچه احکام، گریدینگ و سایر ماژولهای مرتبط شود.
توصیه: به جای حذف، از گزینه غیرفعال کردن استفاده کنید. این روش اطلاعات را حفظ کرده و از بروز مشکلات در گزارشدهی و تاریخچه جلوگیری میکند.
واژگان کلیدی: ورود دسته ای اطلاعات
برای دانلود فیلم آموزشی ورود دسته ای شغل، کلیک کنید.