ورود دستهای سمت از طریق اکسل
زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۱۰ دقیقه
تاریخ ایجاد: ۱۶ مهر ۱۴۰۴
تاریخ بهروزرسانی: 28 اردیبهشت 1405
مقدمه
این راهنما نحوه افزودن چندین سمت سازمانی به صورت همزمان از طریق فایل اکسل در سامانه سیمرغ را تشریح میکند. بر خلاف شغل که یک مفهوم کلی است، سمت یک جایگاه مشخص در ساختار سازمانی است که به یک شغل، یک واحد و یک نقش مشخص متصل میشود. استفاده از این قابلیت، فرایند ایجاد ساختار سازمانی را به میزان قابل توجهی تسریع میبخشد.
پیشنیازها
- دسترسی به سامانه سیمرغ با حساب کاربری فعال و دارای مجوزهای لازم برای مدیریت اطلاعات پایه.
- تمام مشاغل، واحدهای سازمانی و نقشهایی که قصد دارید در فایل اکسل به آنها ارجاع دهید، باید از قبل در سامانه تعریف شده باشند.
مسیر دسترسی
اطلاعات پایه > مدیریت سمت ها
مخاطب این راهنما
ادمینهای سامانه که مسئول تعریف و مدیریت جایگاههای سازمانی در چارت هستند.
مراحل انجام کار
1) ورود به بخش مدیریت سمت ها
از منوی ناوبری سمت راست، روی گزینه اطلاعات پایه کلیک کرده و از لیست باز شده، مدیریت سمت ها را انتخاب کنید.
2) دریافت فایل الگوی اکسل برای سمت
در بالای صفحه، روی دکمه آبی رنگ ورودی از اکسل کلیک کنید. در پنجرهای که باز میشود، روی دکمه انتخاب فایل کلیک نمایید تا فایل الگوی استاندارد با نام Position.xlsx بر روی سیستم شما دانلود شود.
📌نکته: ساختار فایل الگوی سمت با فایل الگوی شغل متفاوت است. حتما از منوی مربوط به خودش فایل صحیح را دانلود کنید.
3) تکمیل اطلاعات سمتها در فایل اکسل
فایل اکسل دانلود شده را باز کنید. اطلاعات مربوط به هر سمت را در یک ردیف مجزا وارد نمایید. ستونهای کلیدی و الزامی عبارتند از:
عنوان: نام کامل سمت، برای مثال: کارشناس مالی.
کد: یک کد منحصر به فرد برای هر سمت.
کد شغل: کد شغلی که این سمت بر اساس آن تعریف میشود. این کد باید از قبل در بخش مدیریت مشاغل وجود داشته باشد.
کد واحد: کد واحد سازمانی که این سمت در آن قرار دارد.
کد نقش: کد نقشی که سطح دسترسی این سمت را تعیین میکند.
⚠️ هشدار: خالی گذاشتن ستونهای اجباری مانند کد واحد، باعث بروز خطا در مرحله اعتبارسنجی و شکست فرایند بارگذاری خواهد شد.
4) بارگذاری فایل تکمیل شده
پس از تکمیل و ذخیره فایل، به سامانه بازگردید و مجددا روی دکمه ورودی از اکسل کلیک کنید. در پنجره باز شده، با کلیک روی دکمه آبی رنگ انتخاب فایل، فایل اکسل آماده شده را انتخاب و بارگذاری کنید.
5) اعتبارسنجی و بررسی خطاها
سامانه محتوای فایل شما را در یک جدول پیشنمایش نشان میدهد. در این مرحله، سیستم به طور خودکار اعتبارسنجی اولیه را انجام میدهد. اگر خطایی وجود داشته باشد (مانند خالی بودن یک فیلد اجباری)، یک پیام خطا با رنگ قرمز در بخش نتیجه عملیات نمایش داده خواهد شد.
📌 نکته: در صورت مشاهده خطا، روی دکمه بستن کلیک کنید، فایل اکسل خود را اصلاح نمایید و سپس آن را مجددا بارگذاری کنید.
6) ثبت نهایی سمتها
اگر هیچ خطایی در پیشنمایش وجود نداشت و اطلاعات صحیح بود، روی دکمه آبی رنگ ثبت کلیک کنید. پس از پردازش، پیامهای مربوط به تعداد ثبت موفق و ناموفق در پایین صفحه ظاهر میشوند و سمتهای جدید به لیست اصلی اضافه میگردند.
⚠️ نکته بسیار مهم: هرچند امکان حذف این موجودیت در سامانه وجود دارد، به شدت توصیه میشود از حذف کامل آن خودداری کنید. حذف رکوردهای اصلی (مانند معاونت، واحد، شغل، سمت، کاربر، دوره ارزیابی و ...) میتواند باعث اختلال در ساختار سازمانی دورههای ارزیابی گذشته، گزارشها، تاریخچه احکام، گریدینگ و سایر ماژولهای مرتبط شود.
توصیه: به جای حذف، از گزینه غیرفعال کردن استفاده کنید. این روش اطلاعات را حفظ کرده و از بروز مشکلات در گزارشدهی و تاریخچه جلوگیری میکند.
واژگان کلیدی: ورود دسته ای اطلاعات، سمت
برای دانلود فیلم آموزشی ورود دسته ای سمت، کلیک کنید.