پرسش های پر کاربرد گرید شغلی

1.      "گرید شغلی" در سامانه سیمرغ چیست و بر چه اساسی کار می‌کند؟

گرید شغلی، فرآیند نظام‌مند برای ارزیابی و طبقه‌بندی ارزش نسبی مشاغل در سازمان است. این ماژول در سامانه سیمرغ بر اساس مدل استاندارد G20 عمل می‌کند که در آن، هر شغل با استفاده از ۲۰ عامل امتیازآور مشخص، ارزیابی می‌شود. هر یک از این عوامل در دو بعد اصلی "پیچیدگی" و "فراوانی" سنجیده می‌شوند. مجموع امتیازات کسب‌شده از این عوامل، امتیاز نهایی شغل را تعیین می‌کند که این امتیاز به یک "نماد گرید شغلی" (مانند ۱، ۲، ...، E) تبدیل می‌شود. این فرآیند به ایجاد یک ساختار حقوق و دستمزد منصفانه و شفاف کمک می‌کند.

2.      مدل G20 که در گریدینگ شغلی استفاده می‌شود چیست؟

G20 یک مدل استاندارد و شناخته‌شده برای ارزیابی مشاغل است که در سامانه سیمرغ به صورت پیش‌فرض پیاده‌سازی شده است. ویژگی‌های اصلی این مدل عبارتند از:

• امتیاز کل: سقف کل امتیازات در این مدل ۱۰۰۰۰ است.
• عوامل ارزیابی: ارزیابی بر اساس ۲۰ عامل جبران‌پذیر و استاندارد انجام می‌شود که در چهار مجموعه اصلی دسته‌بندی شده‌اند: الزامات دانشی (۳۲۰۰ امتیاز)، اختیارات و مسئولیت‌ها (۴۳۰۰ امتیاز)، کوشش‌ها (۱۵۰۰ امتیاز) و شرایط کار (۱۰۰۰ امتیاز).
• ابعاد سنجش: هر عامل بر اساس دو بعد "پیچیدگی" (سطح دشواری و عمق) و "فراوانی" (میزان تکرار) سنجیده می‌شود که هر یک دارای ۵ سطح هستند.

3.      تفاوت اصلی بین "گرید شغلی" و "گرید سمت" چیست؟

این دو مفهوم، دو لایه متفاوت از طبقه‌بندی هستند:

• گرید شغلی (Job Grade): بر اساس ماهیت، وظایف، پیچیدگی و مسئولیت‌های خودِ "شغل" تعیین می‌شود و به این سوال پاسخ می‌دهد که "این کار چیست؟". این فرآیند کاملاً استاندارد و مبتنی بر مدل G20 است.
• گرید سمت (Position Grade): بر اساس اهمیت استراتژیک یک "سمت" خاص در ساختار سازمانی تعیین می‌شود و به این سوال پاسخ می‌دهد که "این پست سازمانی چقدر برای سازمان مهم است؟". این فرآیند کاملاً سفارشی و بر اساس سیاست‌های داخلی سازمان شما (مانند تعریف سمت‌های کلیدی، محوری، حیاتی و...) تعریف می‌شود.

4.      منظور از "عوامل امتیازآور" چیست و چند عامل در سیستم وجود دارد؟

عوامل امتیازآور (یا عوامل جبران‌پذیر)، معیارها و مولفه‌هایی هستند که ارزش و اهمیت نسبی هر شغل را تعیین می‌کنند. این‌ها همان ویژگی‌هایی هستند که باعث می‌شوند یک شغل از شغل دیگر پیچیده‌تر یا ارزشمندتر باشد. سامانه سیمرغ به طور استاندارد از ۲۰ عامل امتیازآور مدل G20 استفاده می‌کند، مانند "دانش مورد نیاز شغل"، "تجربه مورد نیاز شغل"، "تصمیم‌گیری و حل مساله" و "استرس و شرایط غیرعادی کار".

5.      مفهوم "پیچیدگی" و "فراوانی" در ارزیابی شغل به چه معناست؟

این دو، ابعاد اصلی سنجش هر عامل امتیازآور هستند:

• پیچیدگی (Complexity): به سطح دشواری، عمق دانش، میزان تحلیل، قضاوت و خلاقیت مورد نیاز برای انجام آن عامل اشاره دارد. این بعد معمولاً دارای ۵ سطح است که از "بسیار ساده" تا "بسیار پیچیده" درجه‌بندی می‌شود.
• فراوانی (Frequency): به میزان تکرار یا گستردگی استفاده از آن عامل در شغل اشاره دارد. برای مثال، یک مهارت چقدر در روز، هفته یا ماه استفاده می‌شود. این بعد نیز معمولاً دارای ۵ سطح از "خیلی کم" تا "خیلی زیاد" است.
• امتیاز نهایی هر عامل از تقاطع سطح پیچیدگی و سطح فراوانی انتخاب‌شده در یک جدول امتیازی به دست می‌آید.

6.      چگونه می‌توانم نمادهای گرید شغلی (مثلاً ۱، ۲، A, B) و بازه‌های امتیازی آن‌ها را تعریف یا ویرایش کنم؟

شما می‌توانید این کار را از مسیر زیر انجام دهید:

1. از داشبورد اصلی، وارد ماژول تجزیه تحلیل شغل و گریدینگ شغل شوید.
2. از منوی سمت راست، مسیر تنظیمات گرید شغلی > مدیریت نماد گرید شغلی را دنبال کنید.
3. در این صفحه، می‌توانید با کلیک بر روی دکمه آبی "جدید"، یک نماد جدید با بازه امتیازی مشخص تعریف کنید.
4. برای ویرایش یک نماد موجود، روی آیکون سبز رنگ ویرایش (شکل مداد) در ردیف مورد نظر کلیک کرده و بازه امتیازی (امتیاز از و امتیاز تا) یا سایر مشخصات آن را اصلاح نمایید.

7.      امتیاز نهایی یک شغل در جدول "مدیریت نماد گرید شغلی" با بازه دیگری همپوشانی دارد. چگونه این مشکل را حل کنم؟

بازه‌های امتیازی باید کاملاً پیوسته و بدون هرگونه همپوشانی باشند. برای مثال، اگر نماد "۱" از امتیاز ۱ تا ۵۰ تعریف شده است، نماد "۲" باید دقیقاً از امتیاز ۵۱ شروع شود. برای رفع مشکل، به مسیر مدیریت نماد گرید شغلی بروید و ردیف‌هایی که همپوشانی دارند را ویرایش کنید تا مرزهای آن‌ها از هم جدا شوند.

8.      آیا می‌توانم عوامل ۲۰ گانه استاندارد G20 یا امتیازات آن‌ها را تغییر دهم؟

هشدار: به شدت توصیه می‌شود که این کار را انجام ندهید. سامانه سیمرغ به شما از نظر فنی این اجازه را می‌دهد، اما هرگونه تغییر در عناوین، "حداکثر امتیاز" یا "درصد از کل" این ۲۰ عامل استاندارد (که در مسیر تعریف عوامل امتیازآور قرار دارند)، مدل ارزیابی شما را از استاندارد معتبر G20 خارج می‌کند. این قابلیت تنها برای سازمان‌هایی در نظر گرفته شده است که مدل ارزیابی کاملاً سفارشی و مدون خود را دارند.

9.      چگونه باید سوالات و گزینه‌های مربوط به هر عامل (سطوح پیچیدگی و فراوانی) را تعریف یا ویرایش کنم؟

1. به مسیر تجزیه تحلیل شغل و گریدینگ شغل > تنظیمات گرید شغلی > طراحی سوالات تعیین گرید شغلی بروید.
2. در لیست عوامل، روی آیکون سبز رنگ ستاره در ردیف عامل مورد نظر خود کلیک کنید.
3. در صفحه جدید، می‌توانید از تب‌های "پیچیدگی" و "فراوانی" برای ویرایش متن توصیفی هر یک از ۵ سطح استفاده کنید.
4. برای ویرایش امتیازات، روی دکمه نارنجی "جدول امتیاز" کلیک کرده و مقادیر داخل ماتریس ۵ در ۵ را اصلاح نمایید. (تغییر این مقادیر نیز خروج از استاندارد G20 است).

10. ماتریس ارتباط عوامل شغلی" چه کاربردی دارد و آیا باید آن را تغییر دهم؟

این ماتریس که در مسیر تنظیمات گرید شغلی > ماتریس ارتباط عوامل شغلی قرار دارد، یک ابزار هوشمند برای تعریف روابط منطقی بین عوامل مختلف است تا از ارزیابی‌های متناقض جلوگیری شود.

⚠️هشدار: این ماتریس نیز به طور پیش‌فرض بر اساس منطق استاندارد G20 تنظیم شده است. تغییر در آن (مثلاً تعریف یک رابطه "مستقیم" بین دو عامل) قوانین سخت‌گیرانه‌ای را در حین ارزیابی اعمال می‌کند و به هیچ وجه توصیه نمی‌شود مگر اینکه دانش تخصصی عمیقی در این زمینه داشته باشید.

11. تفاوت بین "گرید سیستمی" و "گرید مصوب" چیست و کدام یک نهایی است؟

• گرید سیستمی: امتیازی است که به صورت خودکار توسط سامانه بر اساس مجموع امتیازات ۲۰ عامل محاسبه می‌شود. این یک خروجی عینی و اولیه است.
• گرید مصوب: گرید نهایی است که توسط شما یا کمیته مربوطه پس از بازبینی گرید سیستمی، به صورت دستی از منوی کشویی بالای صفحه انتخاب و تایید می‌شود. گرید مصوب، گرید نهایی و رسمی شغل است.

12. چگونه می‌توانم ارزیابی یک شغل را که قبلاً گرید شده، بازبینی یا ویرایش کنم؟

فرآیند دقیقاً مشابه شروع یک ارزیابی جدید است. به لیست "گرید شغل" بروید و روی آیکون ستاره آبی شغل مورد نظر کلیک کنید. صفحه ارزیابی با انتخاب‌های قبلی شما باز می‌شود و می‌توانید هر یک از عوامل را مجدداً ارزیابی کرده و در نهایت با کلیک بر روی دکمه سبز "ثبت"، نتایج جدید را ذخیره کنید.

13. چرا یک شغل خاص در لیست "گرید شغل" برای ارزیابی نمایش داده نمی‌شود؟

ابتدا اطمینان حاصل کنید که شغل مورد نظر به درستی در بخش مدیریت مشاغل سامانه تعریف شده است. منوی "گرید شغل" تنها مشاغلی را لیست می‌کند که در ساختار سازمانی وجود دارند.

14. امتیاز نهایی محاسبه‌شده برای یک شغل صحیح به نظر نمی‌رسد، مشکل از کجاست؟

به صفحه ارزیابی آن شغل بازگردید و امتیازات تخصیص‌داده‌شده به هر یک از ۲۰ عامل را به دقت بازبینی کنید. با کلیک روی نام هر عامل در لیست سمت راست، می‌توانید امتیاز انتخاب‌شده (خانه بنفش رنگ) را مشاهده و در صورت نیاز آن را اصلاح کنید. معمولاً اشتباه در انتخاب سطح پیچیدگی یا فراوانی یکی از عوامل، دلیل اصلی این مغایرت است.

15. هنگام ارزیابی، سیستم به دلیل تناقض اجازه انتخاب یک سطح خاص را نمی‌دهد. علت چیست؟

این خطا به دلیل قوانین تعریف‌شده در "ماتریس ارتباط عوامل شغلی" رخ می‌دهد. برای مثال، اگر رابطه‌ای تعریف شده باشد که سطح "پیچیدگی" عامل A باید همیشه بالاتر از عامل B باشد، سیستم به شما اجازه انتخاب سطح پایین‌تر برای A را نخواهد داد. برای رفع این محدودیت، یک مدیر سیستم باید آن قانون را در ماتریس ارتباط ویرایش یا حذف کند.

16. پیشنهاد گرید بر اساس "مشاغل مرتبط" (پرچم بنفش) برای من نمایش داده نمی‌شود. علت چیست؟

برای فعال شدن این قابلیت، باید دو شرط برقرار باشد:

1. ابتدا باید در مسیر تنظیمات گرید شغلی > مدیریت مشاغل مرتبط، برای شغل مورد نظر خود، مشاغل مشابه را تعریف کرده باشید.
2. وضعیت آن گروه از مشاغل مرتبط باید "فعال" باشد.
3. اگر این تنظیمات انجام نشده باشد، سیستم داده‌ای برای ارائه پیشنهاد نخواهد داشت.