چگونه میتوان یک کاربر جدید را به دوره ارزیابی فعال اضافه کرد؟
زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۱۲ دقیقه
تاریخ ایجاد: 5 اسفند ۱۴۰۴
تاریخ بهروزرسانی: 28 اردیبهشت 1405
مقدمه
این راهنما به شما به عنوان ادمین سامانه، فرآیند کامل و گام به گام افزودن یک کاربر جدید به یک دوره ارزیابی در حال اجرا را آموزش میدهد. این فرآیند بسته به اینکه آیا جایگاه سازمانی (سمت) فرد از قبل در سیستم تعریف شده است یا خیر، متفاوت خواهد بود. در این راهنما، تمام سناریوهای ممکن از سادهترین تا پیچیدهترین حالت که نیازمند ایجاد ساختار سازمانی جدید است، پوشش داده میشود.
پیشنیازها
- دسترسی کامل ادمین به بخشهای "اطلاعات پایه" و "مدیریت عملکرد".
- وجود یک دوره ارزیابی فعال در سامانه.
- اطلاعات کامل کاربر جدید شامل نام، کد پرسنلی، و جایگاه سازمانی دقیق او (معاونت، واحد، شغل و سمت).
مسیر دسترسی
برای افزودن هر یک از موجودیت ها: اطلاعات پایه > (مدیریت معاونت ها، مدیریت واحدها، مدیریت مشاغل، مدیریت سمت ها، مدیریت کاربران)
برای افزودن به ساختار سازمانی دوره: ارزیابی > تنظیمات دوره ارزیابی > ساختار سازمانی مدیریت عملکرد
مخاطب این راهنما
ادمینهای سامانه که مسئولیت مدیریت کاربران و پیکربندی دورههای ارزیابی عملکرد را بر عهده دارند.
مراحل انجام کار
گام صفر: بررسی وضعیت اولیه
قبل از هر اقدامی، ابتدا مشخص کنید کدام یک از سناریوهای زیر برای شما صادق است:
- سناریو الف: سمت سازمانی کاربر جدید از قبل در سامانه وجود دارد و خالی است.
- سناریو ب: شغل کاربر جدید در سامانه تعریف شده، اما سمت مشخصی برای او وجود ندارد.
- سناریو ج: شغل کاربر جدید نیز در سامانه تعریف نشده است.
بر اساس سناریوی خود، مراحل مربوطه را دنبال کنید.
بخش اول: ایجاد ساختار سازمانی و کاربر (در صورت نیاز)
۱. (فقط برای سناریو ج) ایجاد شغل جدید
اگر شغل مورد نظر در سیستم وجود ندارد، ابتدا باید آن را ایجاد کنید. از منوی "اطلاعات پایه"، وارد "مدیریت مشاغل" شوید و روی دکمه آبی رنگ "افزودن" کلیک کنید. اطلاعات مهم شغل شامل عنوان، کد و "تعداد سمت مصوب" را وارد نمایید.
✓ نکته: قبل از ایجاد شغل، مطمئن شوید واحد و معاونت مربوط به آن از قبل در سیستم تعریف شدهاند. سلسله مراتب ایجاد ساختار به این ترتیب است: معاونت > واحد > شغل.
۲. (برای سناریو ب و ج) ایجاد سمت جدید
اگر سمت کاربر وجود ندارد، از منوی "اطلاعات پایه"، وارد "مدیریت سمت ها" شوید. روی دکمه آبی رنگ "افزودن" کلیک کنید. در فرم باز شده، عنوان و کد برای سمت وارد کرده و از لیست کشویی "شغل"، شغل مربوطه را انتخاب کنید.
⚠️ هشدار: قبل از ایجاد سمت، حتماً "تعداد سمت مصوب" شغل مربوطه را در بخش "مدیریت مشاغل" بررسی کنید. اگر ظرفیت کافی وجود نداشته باشد، سامانه اجازه ایجاد سمت جدید را نخواهد داد.
۳. (برای تمام سناریوها) ایجاد کاربر جدید
از منوی "اطلاعات پایه"، وارد "مدیریت کاربران" شوید و روی دکمه "افزودن" کلیک کنید. اطلاعات شخصی و کاربری فرد را تکمیل نمایید. سپس روی دکمه آبی رنگ "سمت جدید" کلیک کرده و سمتی که در مرحله قبل ایجاد کردهاید (یا سمت خالی موجود) را به او تخصیص دهید و کاربر را ثبت کنید.
بخش دوم: افزودن کاربر به دوره ارزیابی فعال
۴. ورود به ساختار سازمانی دوره ارزیابی
از منوی ناوبری سمت راست، روی ماژول اصلی ارزیابی کلیک کنید. از زیرمنو، "تنظیمات دوره ارزیابی" را انتخاب کرده و سپس روی گزینه ساختار سازمانی مدیریت عملکرد کلیک نمایید.
۵. انتخاب دوره و افزودن شخص
در صفحه باز شده، ابتدا از منوی کشویی "دوره"، دوره ارزیابی فعال مورد نظر خود را انتخاب کنید. سپس از نوار ابزار بالای صفحه، روی دکمه آبی رنگی با عنوان افزودن شخص کلیک کنید.
۶. انتخاب و ثبت نهایی کاربر
پنجرهای شامل لیست تمام کارکنان سازمان باز میشود. کاربر جدیدی که در مراحل قبل ایجاد کردهاید را از لیست پیدا کرده، چکباکس کنار نام او را فعال کنید و روی دکمه ثبت کلیک نمایید.
✓ نکته: پس از انجام این مرحله، کاربر جدید به طور رسمی بخشی از فرآیند ارزیابی در دوره فعال شده و میتواند وظایف خود (مانند تکمیل موافقتنامه) را آغاز کند.
⚠️ نکته بسیار مهم: هرچند امکان حذف این موجودیت در سامانه وجود دارد، به شدت توصیه میشود از حذف کامل آن خودداری کنید. حذف رکوردهای اصلی (مانند معاونت، واحد، شغل، سمت، کاربر، دوره ارزیابی و ...) میتواند باعث اختلال در ساختار سازمانی دورههای ارزیابی گذشته، گزارشها، تاریخچه احکام، گریدینگ و سایر ماژولهای مرتبط شود.
توصیه: به جای حذف، از گزینه غیرفعال کردن استفاده کنید. این روش اطلاعات را حفظ کرده و از بروز مشکلات در گزارشدهی و تاریخچه جلوگیری میکند.
نکات عیبیابی
❓مشکل: در مرحله افزودن شخص به دوره، نام کاربر جدید در لیست نمایش داده نمیشود.
👍 راهحل: به بخش "مدیریت کاربران" بازگردید و مطمئن شوید که حداقل یک سمت فعال به کاربر تخصیص داده شده است. کاربران بدون سمت در ساختار نمایش داده نمیشوند.
❓مشکل: نمیتوانم سمت جدیدی برای یک شغل ایجاد کنم.
👍 راهحل: به بخش "مدیریت مشاغل" بروید، شغل مورد نظر را ویرایش کرده و مقدار فیلد "تعداد سمت مصوب" را افزایش دهید.
❓مشکل: پس از افزودن کاربر به ساختار سازمانی دوره، کاربر همچنان فرم موافقتنامه را نمیبیند.
👍راهحل: مطمئن شوید که بازههای زمانی مربوط به موافقتنامه در "تنظیمات تاریخ" دوره ارزیابی، هنوز معتبر هستند و به پایان نرسیدهاند.
❓مشکل: ترتیب ایجاد ساختار را فراموش کردهام.
👍راهحل: همیشه این سلسله مراتب را به خاطر بسپارید: ابتدا معاونت، سپس واحد، سپس شغل، سپس سمت و در نهایت کاربر.
فهرس فرایندها و مسیر دسترسی ها
نام فرایند: ایجاد شغل
توضیح: تعریف یک قالب شغلی جدید در ساختار سازمانی.
مسیر: اطلاعات پایه > مدیریت مشاغل > افزودن
نام فرایند: ایجاد سمت
توضیح: تعریف یک جایگاه سازمانی مشخص بر اساس یک شغل.
مسیر: اطلاعات پایه > مدیریت سمت ها > افزودن
نام فرایند: ایجاد کاربر
توضیح: تعریف یک حساب کاربری جدید برای یک فرد.
مسیر: اطلاعات پایه > مدیریت کاربران > افزودن
نام فرایند: تخصیص سمت به کاربر
توضیح: اتصال یک جایگاه سازمانی به یک حساب کاربری.
مسیر: اطلاعات پایه > مدیریت کاربران > افزودن/ویرایش > سمت جدید
نام فرایند: افزودن کاربر به دوره ارزیابی
توضیح: اضافه کردن یک کاربر به ساختار سازمانی یک دوره ارزیابی فعال.
مسیر: ارزیابی > تنظیمات دوره ارزیابی > ساختار سازمانی مدیریت عملکرد > افزودن شخص