راهنمای جامع اقدامات و پیکربندی‌های پیش از شروع دوره ارزیابی

زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۱۵ دقیقه

تاریخ ایجاد: 5 اسفند ۱۴۰۴

تاریخ به‌روزرسانی: 5 اسفند ۱۴۰۴

مقدمه

این راهنما به شما به عنوان ادمین سامانه، یک چک‌لیست جامع از تمام اقدامات و پیکربندی‌های ضروری که باید قبل از فعال‌سازی و آغاز رسمی یک دوره ارزیابی عملکرد جدید انجام دهید، ارائه می‌کند. انجام دقیق و کامل این مراحل تضمین‌کننده اجرای صحیح، بدون خطا و مطابق با سیاست‌های سازمان شما در طول دوره ارزیابی است. این فرآیند شامل تعریف دوره، تنظیم مجوزها، پیکربندی‌های محاسباتی و تخصیص فرم‌ها می‌باشد.

پیش‌نیازها

راهنمای جامع اقدامات و پیکربندی‌های پیش از شروع دوره ارزیابی دسترسی کامل ادمین به ماژول "ارزیابی" و بخش‌های مرتبط با آن.

 سیاست‌ها، تقویم زمان‌بندی و فرم‌های ارزیابی سازمان برای دوره جدید، نهایی و آماده پیاده‌سازی باشند.

مسیر دسترسی

متغیر است و در هر مرحله ذکر می‌شود (عمدتاً در ماژول ارزیابی > تنظیمات دوره ارزیابی).

مخاطب این راهنما

ادمین‌های سامانه که مسئولیت کامل راه‌اندازی و پیکربندی یک دوره ارزیابی عملکرد جدید را بر عهده دارند.

مراحل انجام کار

بخش اول: پیکربندی‌های اصلی دوره

۱. تعریف دوره ارزیابی جدید

از منوی "ارزیابی > تعریف دوره ارزیابی"، روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید. در تب "اطلاعات پایه"، اطلاعات اصلی شامل کد، عنوان و تاریخ دقیق شروع و پایان کلی دوره را وارد نمایید.

⚠️ هشدار: در این مرحله، دوره را در وضعیت "غیرفعال" نگه دارید. فعال‌سازی باید آخرین مرحله پس از انجام تمام پیکربندی‌ها باشد.

۲. تنظیم مجوزهای کلی دوره

در همان فرم ایجاد/ویرایش دوره، به تب "تنظیمات دوره" بروید. این بخش قلب تپنده پیکربندی شماست. تمام چک‌باکس‌ها را بر اساس سیاست‌های سازمان خود با دقت فعال یا غیرفعال کنید. این تنظیمات مشخص می‌کنند که کاربران و مدیران چه مجوزهایی (مانند مشاهده نمره، ویرایش وقایع حساس، امکان ارزیابی سطح دوم و غیره) در طول دوره خواهند داشت.

۳. تنظیم دقیق تقویم اجرایی

به تب "تنظیمات تاریخ" بروید. در این بخش، باید بازه‌های زمانی دقیق برای هر یک از مراحل فرآیند (موافقت‌نامه، وقایع حساس، خودارزیابی، ارزیابی مدیر و...) را با انتخاب تاریخ شروع و پایان مشخص کنید.

✓ نکته: تمام تاریخ‌های این بخش باید در محدوده تاریخ کلی دوره که در مرحله اول تعریف کرده‌اید، قرار داشته باشند.

بخش دوم: پیکربندی‌های محاسباتی و ساختاری

۴. بازبینی و مدیریت رتبه‌ها

از منوی "ارزیابی > تنظیمات دوره ارزیابی > مدیریت رتبه‌ها"، بازه‌های امتیازی و عناوین رتبه‌های عملکردی (مانند عالی، خوب، متوسط) را بررسی و در صورت نیاز ویرایش کنید. این رتبه‌ها در کارنامه نهایی کارکنان نمایش داده می‌شوند.

۵. تعریف سیاست‌های توزیع اجباری

اگر سازمان شما از مدل توزیع اجباری (Forced Distribution) استفاده می‌کند، از منوی "ارزیابی > تنظیمات دوره ارزیابی > توزیع اجباری"، سیاست‌های محدودکننده خود را تعریف کنید. شما می‌توانید مشخص کنید که در هر واحد یا گروه، چه درصدی از کارکنان می‌توانند رتبه‌های خاصی را کسب کنند.

۶. پیکربندی منطق تأثیر امتیاز

از منوی "ارزیابی > تنظیمات دوره ارزیابی > منطق تاثیر امتیاز"، وزن و درصد تأثیر هر یک از انواع ارزیابی (مانند خودارزیابی، ارزیابی مدیر، ارزیابی همکار) را در محاسبه نمره نهایی مشخص کنید.

✓ نکته: اگر نیاز به تعریف مدل‌های وزنی متفاوت برای گروه‌های مختلف کارکنان دارید، از منوی "منطق تاثیر امتیاز پویا (PUC)" استفاده نمایید.

۷. تنظیم ارزیابی‌های بین‌بخشی (در صورت نیاز)

 ارزیابی ۳۶۰ درجه: از منوی "ارزیابی مشتری"، واحدهای مشتری هر واحد را مشخص کنید تا ارزیابی بین‌بخشی امکان‌پذیر شود.

 ارزیابی واحد از افراد: از منوی "مدیریت ارزیابی واحد از افراد"، مشخص کنید کدام فرد یا سمت، مسئول ارزیابی یک واحد دیگر است.

بخش سوم: مدیریت فرم‌ها و تخصیص

۸. بررسی و ویرایش فرم‌ها

از منوی "ارزیابی > مدیریت فرم‌ها"، اطمینان حاصل کنید که فرم‌های مورد نیاز برای دوره جدید (موافقتنامه، ارزیابی، وقایع حساس و...) آماده و فعال هستند. در صورت نیاز به تغییر در سوالات یا شاخص‌ها، این آخرین فرصت برای ویرایش است.

۹. تخصیص فرم‌ها به کارکنان

از منوی "ارزیابی > تخصیص فرم"، بررسی کنید که به تمام گروه‌های کارکنان (مثلاً بر اساس رده شغلی یا واحد)، فرم‌های صحیح تخصیص داده شده باشد. عدم تخصیص فرم به یک گروه، به معنای عدم مشارکت آن‌ها در فرآیند ارزیابی است.

بخش چهارم: تست و فعال‌سازی نهایی

۱۰. انجام تست‌های جامع

قبل از فعال‌سازی، با حساب‌های کاربری تستی (در نقش مدیر و کاربر)، تمام فرآیندها را از ابتدا تا انتها شبیه‌سازی کنید:

 تست مدیر: ایجاد موافقتنامه، ثبت وقایع حساس، انجام ارزیابی و مشاهده نتایج تیم.

 تست کاربر: تایید موافقتنامه، مشاهده کارنامه و ثبت اعتراض تستی.

۱۱. فعال‌سازی نهایی دوره

پس از اطمینان از صحت تمام پیکربندی‌ها و موفقیت‌آمیز بودن تست‌ها، به منوی "ارزیابی > تعریف دوره ارزیابی" بازگشته، دوره مورد نظر را ویرایش کرده و وضعیت آن را به "فعال" تغییر دهید و تغییرات را ثبت کنید.

نکات عیب‌یابی

❓مشکل: یکی از منوهای پیکربندی (مانند توزیع اجباری) را پیدا نمی‌کنم.

 👍راه‌حل: مطمئن شوید که دسترسی لازم برای نقش کاربری شما تعریف شده است.

❓مشکل: پس از فعال‌سازی دوره، کاربران نمی‌توانند وارد فرآیند شوند.

👍 راه‌حل: "تنظیمات تاریخ" دوره را بررسی کنید. به احتمال زیاد، تاریخ شروع اولین مرحله (معمولاً موافقت‌نامه) هنوز فرا نرسیده است.

❓مشکل: در تست، یک کاربر فرم اشتباهی را مشاهده می‌کند.

👍 راه‌حل: به بخش "تخصیص فرم" بازگردید و اولویت‌بندی و شرایط تخصیص فرم‌ها را به دقت بازبینی کنید.

فهرست فرایندها و مسیر دسترسی 

نام فرایند: تعریف دوره

 توضیح: ایجاد چارچوب اصلی زمانی و شناسنامه‌ای برای دوره ارزیابی.

 مسیر: ارزیابی > تعریف دوره ارزیابی > جدید

 نام فرایند: تنظیم مجوزها

 توضیح: فعال/غیرفعال کردن قابلیت‌های مختلف در طول دوره.

 مسیر: ارزیابی > تعریف دوره ارزیابی > ویرایش > تب تنظیمات دوره

 نام فرایند: تنظیم تقویم اجرایی

 توضیح: مشخص کردن بازه‌های زمانی برای هر مرحله از فرآیند.

 مسیر: ارزیابی > تعریف دوره ارزیابی > ویرایش > تب تنظیمات تاریخ

 نام فرایند: مدیریت رتبه‌ها

 توضیح: تعریف بازه‌های امتیازی برای رتبه‌های عملکردی.

 مسیر: ارزیابی > تنظیمات دوره ارزیابی > مدیریت رتبه‌ها

نام فرایند: تعریف توزیع اجباری

 توضیح: تعیین سهمیه‌های درصدی برای رتبه‌های مختلف.

 مسیر: ارزیابی > تنظیمات دوره ارزیابی > توزیع اجباری

 نام فرایند: پیکربندی منطق امتیاز

 توضیح: تعیین وزن و درصد تأثیر انواع ارزیابی‌ها در نمره نهایی.

 مسیر: ارزیابی > تنظیمات دوره ارزیابی > منطق تاثیر امتیاز / منطق تاثیر امتیاز پویا

نام فرایند: تخصیص فرم

 توضیح: اتصال فرم‌های ارزیابی و موافقت‌نامه به گروه‌های مختلف کاربران.

 مسیر: ارزیابی > تخصیص فرم

نام فرایند: فعال‌سازی دوره

 توضیح: فعال کردن نهایی دوره برای شروع فرآیندها توسط کاربران.

 مسیر: ارزیابی > تعریف دوره ارزیابی > ویرایش > فعال/غیرفعال