چگونه میتوان یک کاربر را از دوره ارزیابی حذف کرد؟
زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۸ دقیقه
تاریخ ایجاد: 28 اردیبهشت 1405
تاریخ بهروزرسانی: 28 اردیبهشت 1405
مقدمه
این راهنما به شما به عنوان ادمین سامانه، فرآیند حذف یک کاربر از یک دوره ارزیابی در حال اجرا را آموزش میدهد. دلایل مختلفی ممکن است برای این کار وجود داشته باشد؛ از جمله جابهجایی پرسنل، خروج فرد از سازمان، یا اشتباه در افزودن کاربر به دوره. در این راهنما، با مسیر دسترسی و مراحل انجام کار، آشنا خواهید شد .
⚠️ نکته بسیار مهم: هرچند امکان حذف کاربر در سامانه وجود دارد، به شدت توصیه میشود از حذف آن خودداری کنید. حذف رکوردهای اصلی (مانند معاونت، واحد، شغل، سمت، کاربر، دوره ارزیابی و ...) میتواند باعث اختلال در ساختار سازمانی دورههای ارزیابی گذشته، گزارشها، تاریخچه احکام، گریدینگ و سایر ماژولهای مرتبط شود.
توصیه: به جای حذف، از گزینه غیرفعال کردن استفاده کنید. این روش اطلاعات را حفظ کرده و از بروز مشکلات در گزارشدهی و تاریخچه جلوگیری میکند.
پیشنیازها
- دسترسی کامل ادمین به ماژول مدیریت عملکرد.
- وجود یک دوره ارزیابی فعال در سامانه.
- مشخص بودن کاربر مورد نظر برای حذف.
مخاطب این راهنما
ادمینهای سامانه که مسئولیت مدیریت کاربران و پیکربندی دورههای ارزیابی عملکرد را بر عهده دارند.
مراحل انجام کار
گام صفر: بررسی وضعیت اولیه
قبل از هر اقدامی، مشخص کنید که آیا کاربر مورد نظر:
- سناریو الف: کاربر در ساختار سازمانی اطلاعات پایه بدون سمت است و به ساختار سازمانی دوره ارزیابی حاضر اضافه شده است.
-سناریو ب: کاربر در ساختار سازمانی اطلاعات پایه، دارای سمت بوده و در دوره ارزیابی حاضر فعالیت داشته و برای او موافقتنامه، ارزیابی یا وقایع حساس ثبت شده است.
سناریو الف: حذف کاربر بدون سمت از دوره
در شرایطی که پس از ایجاد دوره ارزیابی، کاربر فعالِ بدون سمت در ساختار سازمانی اطلاعات پایه، به ساختار سازمانی دوره ارزیابی حاضر اضافه شده باشد، از مسیر مدیریت عملکرد > تنظیمات دوره ارزیابی > ساختار سازمانی مدیریت عملکرد، با کلیک روی "حذف شخص و سمت بدون انتصاب" میتوان کاربر را از ساختار دوره حذف کرد.
⚠️توجه: حذف شخص بدون انتصاب از ساختار سازمانی مدیریت عملکرد به معنی حذف کاربری او نیست.
توصیه میشود کاربرانی که دیگر در ساختار سازمان حضور ندارند، علاوه بر عملیات حذف سمت از مسیر اطلاعات پایه > مدیریت کاربران، به وضعیت غیرفعال نیز تنظیم شوند.
سناریو ب: حذف کاربر دارای سمت از دوره
در صورتی که کاربری پس از ایجاد دوره ارزیابی به دلائلی از ساختار سازمان حذف شده باشد، لازم است طی دو مرحله کاربر را حذف کنیم؛
گام اول: اصلاح ساختار سازمانی در اطلاعات پایه
از مسیر اطلاعات پایه > مدیریت کاربران، کاربر مورد نظر را پیدا کرده و با کلیک روی علامت مداد، صفحه ویرایش کاربر را باز میکنیم و با کلیک روی علامت سطل قرمز، سمتش را از او میگیریم.
توصیه میشود کاربرانی که دیگر در ساختار سازمان حضور ندارند، علاوه بر عملیات حذف سمت از مسیر اطلاعات پایه > مدیریت کاربران، به وضعیت غیرفعال نیز تنظیم شوند.
گام دوم: اصلاح ساختار سازمانی مدیریت عملکرد
جهت انطباق ساختار سازمانی اطلاعات پایه و ساختار سازمانی مدیریت عملکرد، لازم است ابتدا سمت کاربر را در دوره ارزیابی حاضر بگیریم و سپس کاربر را از دوره حذف کنیم.
از مسیر مدیریت عملکرد > تنظیمات دوره ارزیابی > ساختار سازمانی مدیریت عملکرد، در تب کاربران، کاربر مورد نظر را پیدا کرده و روی علامت مداد کلیک میکنیم.
از پنجره باز شده، از ستون عملیات، روی سطل قرمز کلیک میکنیم. با تایید هشدار " با حذف این سمت از شخص، فرمهایی که توسط این سمت و این شخص و یا برای این سمت و این شخص در این دوره ثبت شده است حذف خواهد شد!" سمت از کاربر گرفته میشود.
در این مرحله، کاربر در فهرست "حذف شخص و سمت بدون انتصاب" در ساختار سازمانی دوره نمایش داده میشود. در ادامه از روش گفته شده طبق سناریوی الف، حذف کاربر بدون سمت از دوره را انجام میدهیم.