​چگونه موافقتنامه زیر مجموعه خود را از دوره قبل کپی کنم؟

زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۵ دقیقه

تاریخ ایجاد: 28 اردیبهشت 1405

تاریخ به‌روزرسانی: 29 اردیبهشت 1405

مقدمه

این راهنما به شما به عنوان مدیر، کمک می‌کند تا در صورت نیاز، موافقتنامه یک زیرمجموعه را از دوره ارزیابی قبلی به دوره جاری کپی کنید. این قابلیت می‌تواند زمان شما را در تنظیم مجدد موافقتنامه‌های تکراری به میزان قابل توجهی کاهش دهد. با این حال، کپی کردن موافقتنامه تنها در صورت برآورده شدن چند شرط همزمان، امکان‌پذیر خواهد بود. در این راهنما، این شروط را به طور کامل و شفاف توضیح می‌دهیم.

توجه: سامانه سیمرغ یک سامانه سمت محور است. بنابراین کپی موافقتنامه به معنی کپی موافقتنامه "سمت الف" که مافوقش "سمت ب" است، از دوره قبل امکان­پذیر است.

پیش‌نیازها

• دسترسی به نقش مدیر ارزیاب (مافوق اول) برای زیرمجموعه مورد نظر.
• وجود حداقل یک دوره ارزیابی قبلی.
• وجود موافقتنامه ثبت‌شده در دوره قبلی.

مسیر دسترسی

برای کپی موافقتنامه از دوره قبل:

پنل کاربری > موافقتنامه عملکرد

مخاطب این راهنما

مدیران (مافوق اول) که مسئولیت تنظیم موافقتنامه برای زیرمجموعه‌های خود را بر عهده دارند.

مراحل انجام کار

گام صفر: بررسی شروط اصلی

پیش از هر اقدامی، بررسی کنید که آیا همه شروط زیر به صورت هم زمان برقرار هستند یا خیر. در صورت برقرار نبودن حتی یک شرط، کپی امکانپذیر نخواهد بود.

شرط اول: فقط از دوره قبل

کپی موافقتنامه فقط از دوره ارزیابی بلافصل قبلی امکان‌پذیر است.

• ✅ مثال مجاز: از دوره زمستان ۱۴۰۳ به دوره بهار ۱۴۰۴
• ❌ مثال غیرمجاز: از دوره بهار ۱۴۰4 به دوره پاییز ۱۴۰۴

شرط دوم: تغییر نکردن ساختار فرم موافقتنامه

ساختار فرم موافقتنامه در دوره جاری باید کاملاً مشابه دوره قبل باشد.

• اگر سوالی به فرم اضافه یا از آن حذف شده باشد ← کپی امکان‌پذیر نیست.
• اگر وزن یا امتیاز سوالی تغییر کرده باشد ← کپی امکان‌پذیر نیست.

⚠️ هشدار: کوچکترین تغییری در ساختار فرم باعث می‌شود سامانه به شما اجازه کپی ندهد. در این حالت باید موافقتنامه را به صورت دستی و جدید ثبت کنید.

شرط سوم: تغییر نکردن رابطه والد و فرزندی سمت کاربر و سمت مافوق

این شرط به این معناست که نسبت سلسله‌مراتبی بین سمت کاربر زیرمجموعه (فرزند) و سمت مافوق (والد) در دوره جاری باید دقیقاً همانند دوره قبل باشد. به عبارت دیگر، رابطه «چه کسی مافوق چه کسی است» نسبت به دوره قبلی باید یکسان باشد.

چرا این شرط مهم است؟

موافقتنامه بر اساس رابطه گزارش‌دهی بین مافوق و زیرمجموعه تعریف می‌شود. اگر این رابطه تغییر کند:

• اهداف و انتظارات شغلی ممکن است متفاوت باشد.
• اختیارات و مسئولیت‌های مافوق نسبت به زیرمجموعه تغییر کرده است.
• فرم موافقتنامه قبلی دیگر با رابطه جدید همخوانی ندارد.

بنابراین سامانه به دلایل منطقی و ساختاری، اجازه کپی نمی‌دهد.

شرط چهارم: قرار داشتن در بازه زمانی مجاز

برای کپی موافقتنامه، باید در بازه زمانی تعیین‌شده برای ثبت موافقتنامه در دوره جاری قرار داشته باشید.

• اگر بازه زمانی ثبت موافقتنامه به پایان رسیده باشد ← کپی امکان‌پذیر نیست.
• اگر هنوز بازه زمانی شروع نشده باشد ← کپی امکان‌پذیر نیست.

 توجه: 

امکان کپی کردن موافقتنامه از یک سمت به سمت دیگر در همان دوره ارزیابی وجود دارد. این قابلیت به شما کمک می‌کند در صورت داشتن زیرمجموعه‌هایی با شرایط شغلی مشابه، زمان خود را برای تنظیم مجدد موافقتنامه‌های تکراری ذخیره کنید.

شرایط کپی موافقتنامه بین دو سمت در یک دوره

برای کپی کردن موافقتنامه از سمت مبدأ به سمت مقصد، رعایت شرط یکسان بودن شغل الزامی است، شغل سمت مقصد (گیرنده موافقتنامه) باید دقیقاً همان شغل سمت مبدأ (دهنده موافقتنامه) باشد. همچنین یکسان بودن رابطه والد و فرزندی سمت کاربر و سمت مافوق باید برقرار باشد.

مثال برای درک بهتر:

✓ نکته: چهار شرط ذکر شده در کپی موافقتنامه از دوره قبل به دوره فعلی، برای سمت یکسان باید در کپی موافقتنامه برای سمت­های متفاوت نیز برقرار باشد.

 گام اول: اقدام از پنل کاربری

پس از ورود به پنل کاربری، از منوی مدیریت عملکرد روی موافقتنامه عملکرد کلیک کنید. کاربر مورد نظر را انتخاب کرده و روی کپی موافقتنامه کلیک کنید.

از پنجره باز شده انتخاب کنید که کپی موافقتنامه از دوره قبلی کاربر باشد یا از کاربر دیگری در همین دوره.

روی اعمال کپی کلیک کنید.

پس از کپی، می‌توانید موافقتنامه را ویرایش کنید.