راهنمای گامبهگام مدیریت اطلاعات پایه - مدیریت واحدها
مدت زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۵ دقیقه
تاریخ ایجاد: ۲0 تیر 1405
تاریخ بهروزرسانی: ۲8 تیر 1405
مقدمه:
واحد سازمانی در سامانه سیمرغ، نمایانگر بخشها یا دپارتمانهای مختلف سازمان شماست که دارای وظایف و مسئولیتهای مشخصی هستند. در نسخه ۸، این بخش با تکیه بر مفهوم شناسه تجاری و تاریخ مؤثر، امکان مدیریت دقیق تغییرات ساختاری در طول زمان را فراهم میکند. تعریف صحیح واحدها، سنگ بنای گزارشگریهای FTE، گریدینگ شغلی و مدیریت عملکرد است.
پیشنیازها:
۱. دسترسی به پنل ادمین و ماژول ساختار سازمانی.
۲. تکمیل اطلاعات پایه شامل سطح واحد، محل جغرافیایی، حوزه فعالیت و نوع واحد.
مسیر دسترسی:
منوی اصلی سمت راست صفحه > ماژول ساختار سازمانی > مدیریت واحدها
مخاطب این راهنما:
ادمینهای سیستم و مدیران منابع انسانی که وظیفه نگهداری و بهروزرسانی چارت سازمانی و دپارتمانها را بر عهده دارند.
گامهای اجرایی:
۱. ورود به بخش مدیریت واحدها
از منوی کناری سمت راست، بر روی آیکون ساختار سازمانی کلیک کرده و سپس گزینه مدیریت واحدها را انتخاب کنید. در ابتدای صفحه، فیلد تاریخ وجود دارد که به صورت پیشفرض بر روی تاریخ امروز تنظیم شده تا وضعیت فعلی واحدها را نمایش دهد.
📌 نکته: با تغییر این تاریخ، میتوانید لیست واحدها را در هر مقطع زمانی در گذشته مشاهده کنید.
۲. ایجاد واحد سازمانی جدید
بر روی دکمه آبی رنگ ایجاد در سمت چپ بالای جدول کلیک کنید تا فرم ایجاد باز شود. فیلدهای اجباری کد و عنوان را تکمیل کرده و سطح واحد سازمانی (مثلاً اداره یا بخش) را از لیست اطلاعات پایه انتخاب کنید.
⚠️ هشدار: کد واحد باید منحصربهفرد باشد؛ این کد به عنوان کلید شناسایی واحد در کل سیستم عمل میکند.
۳. تکمیل مشخصات عملکردی و استراتژیک
در فرم ایجاد، ماهیت واحد (صف یا ستاد)، حوزه فعالیت و نوع واحد را مشخص کنید. همچنین تمرکز واحد (اثربخشی یا کارایی) و رویکرد استراتژیک (بلندمدت یا عملیاتی) را متناسب با اهداف دپارتمان تعیین نمایید.
📌 نکته: فیلد دسته بندی معادل در FTE برای گزارشات بهرهوری نیروی انسانی بسیار حیاتی است؛ آن را با دقت انتخاب کنید.
۴. تنظیمات نمایش و تاریخ مؤثر
گزینه نمایش در ساختار کلان را در صورت نیاز به مشاهده واحد در راس چارت فعال کنید. در نهایت، فیلد تاریخ مؤثر را که در انتهای فرم قرار دارد، با تاریخی که این واحد رسماً در سازمان ایجاد شده تکمیل کرده و دکمه ذخیره را بزنید.
⚠ هشدار: تاریخ مؤثر تعیین میکند که این واحد از چه زمانی در سیستم قابل استفاده و انتساب به پستها خواهد بود.
۵. ویرایش و مدیریت تاریخچه
برای ویرایش، روی آیکون سبز رنگ ویرایش کلیک کنید. اگر اطلاعات را تغییر دهید اما تاریخ مؤثر را عوض نکنید، رکورد فعلی اصلاح میشود؛ اما اگر تاریخ مؤثر جدیدی وارد کنید، یک نسخه جدید از واحد در تاریخچه ثبت میگردد.
📌 نکته: هنگام ویرایش، سیستم بررسی میکند که اگر این واحد در چارت سازمانی فعال باشد، هشداری مبنی بر تغییر چارت به شما نمایش دهد.
۶. حذف و پاکسازی دادهها
شما میتوانید یک ردیف خاص را از تاریخچه حذف کنید (مشابه Undo). اما برای حذف کلی واحد، سیستم بررسی میکند که این واحد در هیچ بخشی (مانند درخت سازمانی، حقوق و مزایا یا آموزش) استفاده نشده باشد.
