راهنمای گامبهگام مدیریت اطلاعات پایه - مدیریت پست ها
مدت زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۵ دقیقه
تاریخ ایجاد: ۲0 تیر 1405
تاریخ بهروزرسانی: ۲8 تیر 1405
مقدمه
پست سازمانی در سامانه سیمرغ به معنای جایگاه مشخصی در ساختار است که وظایف، مسئولیتها و اختیارات معینی به آن واحد یا فرد محول میشود. برخلاف شغل که ماهیت وظایف را تعریف میکند، پست نشاندهنده ظرفیت فیزیکی استقرار در یک واحد خاص است. این راهنما به ادمینها کمک میکند تا با استفاده از مفاهیم تاریخ مؤثر و شناسه تجاری، جایگاههای سازمانی را با دقت بالا مدیریت کنند.
پیشنیازها
۱. دسترسی سطح ادمین به ماژول ساختار سازمانی.
۲. تعریف شدن واحدهای سازمانی و شغلها در اطلاعات پایه.
مسیر دسترسی
منوی اصلی سمت راست صفحه > ماژول ساختار سازمانی > مدیریت پست سازمانی
مخاطب این راهنما
ادمینهای سیستم و مدیران منابع انسانی که وظیفه چیدمان چارت و تعریف ظرفیتهای انسانی را بر عهده دارند.
گامهای اجرایی
گام ۱: ورود و تنظیم تاریخ مشاهده
پس از ورود به صفحه مدیریت پستها، در نوار ابزار بالا فیلد تاریخ موثر را مشاهده میکنید. به صورت پیشفرض تاریخ امروز انتخاب شده تا وضعیت فعلی پستها نمایش داده شود. برای مشاهده وضعیت پستها در گذشته یا آینده، تاریخ مورد نظر را انتخاب کنید.
📌نکته: سیستم در هر تاریخ انتخابی، آخرین نسخه معتبر پست را بر اساس بزرگترین تاریخ مؤثر که کوچکتر یا مساوی آن تاریخ باشد نمایش میدهد.
گام ۲: ایجاد پست سازمانی جدید
بر روی دکمه آبی رنگ ایجاد پست در سمت چپ بالای جدول کلیک کنید تا فرم باز شود. فیلدهای اجباری کد و عنوان را تکمیل نمایید. سپس شغل مرتبط با این پست را از لیست کشویی انتخاب کنید.
⚠️هشدار: کد وارد شده به عنوان شناسه تجاری عمل میکند و نباید تکراری باشد؛ در غیر این صورت سیستم اجازه ذخیره نخواهد داد.
گام ۳: تعیین ظرفیت و وضعیت پست
اگر شغل انتخابی مدیریتی باشد، ظرفیت به صورت خودکار روی ۱ قفل میشود. برای پستهای غیرمدیریتی میتوانید تعداد نفرات مجاز را تعیین کنید. وضعیتهای مصوب، مسدود یا با نام را بر اساس سیاست سازمان تیک بزنید.
📌نکته: در بخش اطلاعات تکمیلی میتوانید از تبهای سفارشی که با فرمساز ایجاد شدهاند برای درج جزئیات بیشتر استفاده کنید.
گام ۴: تنظیم تاریخ مؤثر و ذخیرهسازی
در انتهای فرم، فیلد تاریخ مؤثر را با تاریخی که این پست رسماً در سازمان ایجاد شده است پر کنید. متن راهنمای کنار این فیلد مشخص میکند که رکورد از چه زمانی در سیستم قابل استفاده است. در نهایت بر روی دکمه ذخیره کلیک کنید.
⚠️هشدار: اشتباه در انتخاب تاریخ مؤثر ممکن است باعث عدم نمایش پست در درخت سازمانی در تاریخهای جاری شود.
گام ۵: ویرایش
برای اصلاح اطلاعات، بر روی آیکون سبز رنگ ویرایش کلیک کنید. اگر تاریخ مؤثر را تغییر ندهید، رکورد فعلی اصلاح میشود. اما اگر تاریخ مؤثر جدیدی وارد کنید، یک نسخه جدید از پست با حفظ سوابق قدیمی ایجاد میگردد.
📌نکته: هنگام ویرایش ظرفیت، اگر پست والد پست دیگری باشد یا در واحدی به صورت مستقیم قرار داشته باشد، محدودیتهایی برای تغییر ظرفیت اعمال میشود.
گام ۶: مدیریت تاریخچه و حذف
برای مشاهده تمامی تغییرات یک پست، بر روی آیکون نارنجی تاریخچه تغییرات کلیک کنید. همچنین برای حذف، دو گزینه حذف از تاریخچه (برای اصلاح اشتباه اخیر) و حذف کلی (برای پاک کردن کامل موجودیت استفاده نشده) در دسترس است.
⚠️هشدار: حذف کلی تنها زمانی ممکن است که پست در هیچ درخت سازمانی استفاده نشده باشد و هیچ انتصابی برای آن وجود نداشته باشد.
گام 7: مشاهده تاریخچه انتصابات
در جدول اصلی، با کلیک بر روی آیکون صورتی رنگ تاریخچه انتصابات، میتوانید مشاهده کنید چه افرادی با چه کد پرسنلی در چه بازه زمانی متصدی این پست بودهاند.
