راهنمای مشاهده و استخراج گزارش واحدهای خلوت
مدت زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۵ دقیقه
تاریخ ایجاد: ۲0 تیر 1405
تاریخ بهروزرسانی: 30 تیر 1405
مقدمه
گزارش واحدهای خلوت ابزاری آماری در سامانه سیمرغ است که به منظور شناسایی بخشهایی از سازمان با کمترین تراکم نیروی انسانی طراحی شده است. برخلاف گزارش واحدهای شلوغ، این گزارش بر اساس چارک اول ریاضی (Q1) تنظیم شده و در محاسبه نفرات، پستهای واحدهای زیرمجموعه را نیز با واحد والد جمع میزند. این تحلیل برای بهینهسازی توزیع نیرو و شناسایی دپارتمانهای کوچک یا در حال انحلال کاربرد دارد.
پیشنیازها
۱. دسترسی سطح ادمین به ماژول ساختار سازمانی.
۲. نهایی شدن انتصابات پرسنلی در بازه زمانی مورد نظر.
۳. تعریف دقیق سلسلهمراتب در بخش مدیریت ساختار.
مسیر دسترسی
منوی اصلی سمت راست صفحه > ماژول ساختار سازمانی > بخش گزارشها > گزینه واحدهای خلوت.
مخاطب این راهنما
مدیران ارشد منابع انسانی، کارشناسان بهرهوری و ادمینهای سیستم که وظیفه پایش اندازه واحدهای سازمانی را بر عهده دارند.
گامهای اجرایی
گام ۱: ورود به گزارش و تنظیم تاریخ مبنا
از منوی کناری سمت راست، بر روی آیکون ساختار سازمانی کلیک کنید. از شاخه گزارشها، گزینه واحدهای خلوت را انتخاب نمایید. در بالای صفحه باز شده، فیلد تاریخ موثر را مشاهده میکنید که به صورت پیشفرض روی تاریخ امروز تنظیم شده است. برای مشاهده وضعیت در گذشته، تاریخ را تغییر دهید.
📌نکته: سیستم بر اساس تاریخ انتخابی شما، وضعیت انتصابات فعال را در چارت همان برهه زمانی محاسبه میکند.
گام ۲: مطالعه منطق محاسباتی (راهنما)
در گوشه سمت چپ بالای صفحه، بر روی آیکون دایرهای علامت سوال (راهنما) کلیک کنید. متن راهنما ظاهر میشود که توضیح میدهد در این گزارش، تعداد افراد واحدهای زیرمجموعه با واحد بالاسری جمع میشود.
⚠️هشدار: توجه داشته باشید که اگر مثلا واحد B زیرمجموعه واحد A باشد، پستهای درون واحد B در شمارش واحد A در نظر گرفته نمیشوند و فقط پستهایی که بصورت مستقیم و غیر مستقیم به پست مدیر این واحد متصل شدهاند شمارش میشوند.
گام ۳: تحلیل لیست و سورت صعودی
جدول نمایش داده شده شامل ستونهای نام واحد، سطح واحد، نام معاونت و تعداد افراد است. لیست به صورت خودکار بر اساس ستون تعداد افراد به صورت صعودی (از کمترین به بیشترین) مرتب شده است.
📌نکته: واحدهایی که تعداد افرادشان کوچکتر یا مساوی چارک اول (۲۵ درصد پایینی سازمان) باشد در این لیست قرار میگیرند.
گام ۴: فیلتر کردن و جستجوی واحدها
برای یافتن یک بخش خاص، از کادرهای جستجوی بالای هر ستون استفاده کنید. به عنوان مثال با تایپ نام یک معاونت در ستون مربوطه، میتوانید خلوتترین واحدهای زیر نظر آن معاونت را شناسایی کنید.
⚠️هشدار: واحدهای آرشیو شده در این گزارش نمایش داده نمیشوند؛ بنابراین اگر واحدی را در لیست نمیبینید، وضعیت آرشیو آن را در مدیریت واحدها چک کنید.
گام ۵: دریافت خروجی اکسل
جهت استفاده از دادهها در جلسات مدیریتی، بر روی آیکون اکسل در پایین سمت راست جدول کلیک کنید. فایل دریافتی شامل لیست فیلتر شده به همراه تمامی جزئیات نمایش داده شده در جدول خواهد بود.
📌نکته: شما میتوانید با کلیک بر روی آیکون ستونها در سمت چپ جدول، نمایش یا عدم نمایش فیلدها را قبل از خروجی گرفتن مدیریت کنید.
