راهنمای مشاهده و استخراج گزارش واحدهای بدون مسئول
مدت زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۵ دقیقه
تاریخ ایجاد: ۲0 تیر 1405
تاریخ بهروزرسانی: 30 تیر 1405
مقدمه
گزارش واحدهای بدون مسئول یکی از حیاتیترین ابزارهای نظارتی در ماژول ساختار سازمانی سامانه سیمرغ است. این گزارش به ادمینها کمک میکند تا واحدهایی را که به هر دلیلی (خطای چیدمان چارت یا عدم انتصاب فرد) فاقد مدیر یا مسئول هستند، شناسایی کنند. تشخیص به موقع این واحدها برای حفظ زنجیره دستوردهی و جلوگیری از اختلال در فرآیندهای تاییدات سیستمی الزامی است.
پیشنیازها
۱. دسترسی سطح ادمین به ماژول ساختار سازمانی.
۲. نهاییسازی حداقل یک نسخه از ساختار سازمانی در سیستم.
۳. تعریف سطوح سازمانی شغل (مدیریتی/غیرمدیریتی) در اطلاعات پایه.
مسیر دسترسی
منوی اصلی سمت راست صفحه > ماژول ساختار سازمانی > پوشه گزارشها > گزینه واحدهای بدون مسئول.
مخاطب این راهنما
مدیران منابع انسانی، ادمینهای سیستم و کارشناسان پایش ساختار سازمانی.
گامهای اجرایی
گام ۱: ورود به صفحه گزارش
از منوی کناری سمت راست، بر روی آیکون ساختار سازمانی کلیک کرده و از لیست باز شده، بخش گزارشها و سپس گزینه واحدهای بدون مسئول را انتخاب کنید. در این لحظه جدول گزارش بارگذاری میشود.
نکته: در بدو ورود، سیستم به صورت خودکار بر اساس تاریخ روز جاری، واحدهای فاقد مدیر را فیلتر و نمایش میدهد.
گام ۲: تنظیم تاریخ مؤثر جهت نمایش وضعیت چارت
در نوار ابزار بالای صفحه، فیلد تاریخ مؤثر را مشاهده میکنید. اگر قصد دارید وضعیت مسئولین واحدها را در یک مقطع زمانی خاص در گذشته بررسی کنید، بر روی آیکون تقویم کلیک کرده و تاریخ مورد نظر را انتخاب نمایید.
هشدار: تغییر تاریخ باعث بازخوانی کامل اطلاعات ساختار و انتصابات شده و ممکن است لیست واحدهای بدون مسئول به طور کلی تغییر کند.
گام ۳: تحلیل دلیل فاقد مسئول بودن واحد
به ستون دلیل در جدول دقت کنید. اگر مقدار ساختار اشتباه درج شده باشد، یعنی در چارت سازمانی برای آن واحد هیچ پست مدیریتی تعریف نشده است. اگر مقدار خالی بودن پست درج شده باشد، یعنی پست مدیر وجود دارد اما هیچ کارمندی به آن انتصاب نیافته است.
نکته: سیستم واحدهای آرشیو شده و واحدهای کاملاً خالی (بدون هیچ پستی) را در این لیست نمایش نمیدهد تا تمرکز بر روی واحدهای عملیاتی فعال باشد.
گام ۴: پایش سوابق و روزهای بلاتصدی
ستون تعداد روزهای بدون مسئول را بررسی کنید. این عدد نشاندهنده فاصله زمانی بین امروز (یا تاریخ مؤثر انتخابی) تا لحظهای است که واحد مدیر خود را از دست داده است. این ستون به صورت پیشفرض سورت صعودی دارد.
📌 نکته کاربردی: واحدهایی که تعداد روزهای بلاتصدی بالایی دارند، باید در اولویت اصلاح ساختار یا جذب نیرو قرار گیرند.
گام ۵: استخراج و خروجی گزارش
برای استفاده از دادهها در جلسات بازنگری ساختار، بر روی آیکون آبی رنگ اکسل در پایین سمت چپ جدول کلیک کنید. فایل خروجی شامل تمامی فیلترهای اعمال شده و جزئیات دقیق واحدها خواهد بود.
نکته: شما میتوانید با کلیک بر روی آیکون ستونها در سمت چپ، ترتیب یا نمایش فیلدها را قبل از خروجی گرفتن شخصیسازی کنید.
