راهنمای مشاهده و استخراج گزارش پستهای خالی
مدت زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۵ دقیقه
تاریخ ایجاد: ۲0 تیر 1405
تاریخ بهروزرسانی: 30 تیر 1405
مقدمه
گزارش پستهای خالی ابزاری کلیدی برای شناسایی صندلیهای بدون متصدی در چارت سازمانی است. این گزارش به مدیران منابع انسانی اجازه میدهد تا شکافهای موجود در تامین نیروی انسانی را شناسایی کرده و بر اساس اولویت (تعداد روزهای بلاتصدی)، برای فرآیندهای جذب و استخدام یا جابجایی داخلی برنامهریزی کنند.
پیشنیازها
۱. دسترسی سطح ادمین به ماژول ساختار سازمانی.
۲. نهایی شدن درختواره سازمانی در بازه زمانی مورد نظر.
۳. ثبت انتصابات کارکنان در ماژول پرسنلی.
مسیر دسترسی
منوی اصلی سمت راست صفحه > ماژول ساختار سازمانی > گزارشها > گزینه پستهای خالی.
مخاطب این راهنما
مدیران جذب و استخدام، ادمینهای سیستم و کارشناسان برنامهریزی نیروی انسانی.
گامهای اجرایی
گام ۱: ورود به بخش گزارش پستهای خالی
از پنل کناری سمت راست، بر روی آیکون ساختار سازمانی کلیک کنید. سپس از پوشه گزارشها، بر روی گزینه پستهای خالی کلیک نمایید تا جدول گزارش بارگذاری شود. در این صفحه، لیست پستهای مصوبی که فاقد فرد منتصب هستند نمایش داده میشود.
📌نکته: سیستم در لحظه ورود، بر اساس تاریخ موثر (به طور پیشفرض امروز) محاسبات را انجام میدهد.
گام ۲: تنظیم تاریخ مؤثر برای نمایش وضعیت چارت
در نوار ابزار بالای صفحه، فیلد تاریخ مؤثر را مشاهده میکنید. برای بررسی وضعیت پستهای بلاتصدی در یک مقطع زمانی خاص در گذشته (مثلاً برای ممیزی دورهای)، تاریخ را تغییر دهید.
⚠️هشدار: تغییر تاریخ مؤثر باعث بازخوانی کامل اطلاعات درختواره و نمایش سوابق انتصابات در آن مقطع زمانی میشود.
گام ۳: تحلیل ستون تعداد روزهای خالی بودن
به ستون تعداد روزهای خالی بودن در جدول دقت کنید. این عدد نشاندهنده مدت زمانی است که یک پست بدون متصدی مانده است. اگر پست قبلاً انتصاب داشته، سیستم از پایان آخرین انتصاب تا تاریخ مؤثر صفحه را میشمارد. اگر پست هرگز انتصاب نداشته، محاسبه از اولین تاریخ ایجاد پست انجام میشود.
📌 نکته: این لیست به صورت پیشفرض بر اساس تعداد روزهای خالی بودن سورت صعودی شده است تا تغییرات اخیر در صدر لیست باشند.
گام ۴: فیلتر و جستجوی پیشرفته
برای تمرکز بر روی یک بخش خاص، از کادرهای جستجوی بالای ستونهای نام واحد یا معاونت استفاده کنید. به عنوان مثال، با تایپ نام یک واحد خاص، میتوانید تمام پستهای بلاتصدی آن دپارتمان را مشاهده کنید.
⚠️هشدار: پستهایی که در بخش مدیریت پستها به وضعیت آرشیو تغییر یافتهاند، در این گزارش نمایش داده نمیشوند.
گام ۵: استخراج گزارش جهت فرآیندهای جذب
پس از نهایی کردن فیلترها، بر روی آیکون آبی رنگ خروجی اکسل در پایین سمت چپ جدول کلیک کنید. این فایل مبنای مناسبی برای صدور فراخوانهای استخدامی و گزارشدهی به مدیران ارشد خواهد بود.
📌 نکته: قبل از خروجی گرفتن، با کلیک بر روی آیکون ستونها در سمت چپ، میتوانید فیلدهای غیرضروری را مخفی کنید.
