پیاده‌سازی ساختار سلسله مراتبی سازمانی

تاریخ به‌روزرسانی: 15 مهر ۱۴۰۴

مقدمه

این راهنما به شما به عنوان ادمین سیستم، نحوه ایجاد و پیاده‌سازی ساختار سلسله مراتبی سازمان در سامانه سیمرغ را آموزش می‌دهد. سامانه سیمرغ یک سیستم سمت-محور است، به این معنی که تمام ساختار سازمانی، روابط گزارش‌دهی و فرآیندهای ارزیابی بر اساس "سمت‌ها" تعریف می‌شوند و کاربران به این سمت‌ها تخصیص می‌یابند. دنبال کردن دقیق این مراحل به شما کمک می‌کند تا شالوده اطلاعات پایه سازمان را به درستی در سامانه پیاده‌سازی کنید.

پیش‌نیازها

شما باید با حساب کاربری دارای سطح دسترسی ادمین کل وارد سامانه شده باشید.
دسترسی به ماژول اطلاعات پایه برای شما فعال باشد.
شما باید یک نمای کلی از چارت سازمانی شرکت (شامل معاونت‌ها، واحدها، مشاغل و سمت‌ها) در اختیار داشته باشید.

مسیر دسترسی

برای دسترسی به این بخش، پس از ورود به پنل ادمین، از منوی ناوبری عمودی در سمت راست صفحه، روی گزینه اطلاعات پایه کلیک کنید. تمام بخش‌های مورد نیاز در زیرمنوهای این گزینه قرار دارند.

مخاطب این راهنما

این راهنما برای ادمین‌های سامانه که مسئولیت تعریف اولیه ساختار سازمانی، مشاغل و سمت‌ها را بر عهده دارند، تهیه شده است.

مراحل انجام کار

1) ایجاد معاونت

پس از ورود به پنل ادمین، از منوی سمت راست وارد بخش اطلاعات پایه شوید. ابتدا بالاترین سطح سازمانی یعنی معاونت را تعریف کنید. برای این کار، از زیرمنوهای اطلاعات پایه، گزینه مربوط به معاونت‌ها را انتخاب کرده و یک معاونت جدید ایجاد نمایید.

📌نکته: همیشه ساختار را از بالاترین سطح به پایین‌ترین سطح ایجاد کنید. ابتدا تمام معاونت‌های سازمان را تعریف نمایید.

2) ایجاد واحد

پس از تعریف معاونت‌ها، از منوی اطلاعات پایه به بخش مربوط به واحدها بروید. یک واحد جدید ایجاد کنید. در فرم ایجاد واحد، باید آن را به معاونت والد مربوطه که در مرحله قبل ایجاد کرده‌اید، متصل نمایید.

📌نکته: هر واحد سازمانی باید الزاماً زیرمجموعه یک معاونت باشد تا ساختار سلسله مراتبی به درستی شکل بگیرد.

3) ایجاد مشاغل

در مرحله بعد، از منوی اطلاعات پایه، به بخش مربوط به مشاغل بروید. شغل‌ها، عنوان‌های کلی و عمومی نقش‌ها در سازمان هستند (مانند کارشناس، مدیر، حسابدار). شغل‌های مورد نیاز را ایجاد کرده و هر کدام را به واحد سازمانی مربوطه تخصیص دهید.

📌نکته: شغل یک الگوی کلی است، در حالی که سمت یک جایگاه مشخص و منحصر به فرد است که به یک شغل مرتبط می‌شود.

4) ایجاد سمت‌ها

این مهم‌ترین مرحله در تعریف ساختار است. از منوی اطلاعات پایه، به بخش مربوط به سمت‌ها بروید. یک سمت جدید ایجاد کنید. در فرم ایجاد سمت، باید آن را به "شغل" مربوطه که در مرحله قبل تعریف کرده‌اید، متصل نمایید. هر سمت یک جایگاه مشخص در چارت سازمانی است (مثلا کارشناس فروش واحد تهران).

⚠️هشدار: از آنجایی که سامانه سمت-محور است، تمام روابط گزارش‌دهی و فرآیندها بر اساس سمت‌ها تعریف می‌شوند. در تعریف سمت‌ها و تعیین مافوق برای هر کدام دقت کامل داشته باشید.

5) ایجاد کاربر و تخصیص سمت

در نهایت، از بخش مدیریت کاربران، یک کاربر جدید ایجاد کنید یا یک کاربر موجود را ویرایش نمایید. در فرم اطلاعات کاربر، مهم‌ترین بخش، تخصیص سمت است. از لیست سمت‌ها، سمتی را که در مرحله چهارم ایجاد کرده‌اید، برای کاربر مورد نظر انتخاب و اطلاعات را ذخیره کنید.

📌نکته: یک کاربر تا زمانی که به یک سمت مشخص تخصیص داده نشود، بخشی از ساختار سلسله مراتبی سازمانی محسوب نمی‌شود.

تمامی موارد بالا در مقالات مرتبط با هر موجودیت به تفصیل آورده شده است.

📒 ایجاد و مدیریت معاونت ها

📂 ایجاد و مدیریت واحدها

📂 ایجاد و مدیریت شغل و سمت

📂 ایجاد و مدیریت کاربر و تخصیص سمت

📂 ورود دسته‌ای شغل از طریق اکسل

📂 ورود دسته‌ای سمت از طریق اکسل

📂 ایجاد دسته ای کاربر جدید